Pracujesz wystarczająco ciężko, aby zdobyć biznes w trakcie spotkania czy konferencji, tak więc sensownym byłoby wywarcie pozytywnego, trwałego wrażenia motywującego potencjalnych klientów do stałego korzystania z twoich usług. Sporo wysiłku wkładamy w uzyskanie pozytywnego pierwszego wrażenia, ale jakiego rodzaju trwałe wrażenia pozostają wśród uczestników spotkań i konferencji?
W mojej karierze zawodowej oglądam wiele konferencji i innych spotkań. Czasami jestem tam jako doradca, ale często także jako klient lub uczestnik. Zazwyczaj pierwsze wrażenie jest korzystne, jesteś mile powitany i otoczony opieką. Co jednak dzieje się potem, kiedy niezmiennie jesteś rozczarowany.
1. Czy przy używaniu projektora, znajduje się wystarczająca ilość gniazdek na podłączenie laptopa, czy można się do nich łatwo dostać, bez konieczności urządzania przez prezentera wycieczek z kablem, a przy okazji stwarzania możliwości skręcenia sobie karku?
2. Czy prezentera włączono do składu delegatów i zapewniono mu krzesło, szklankę z wodą, czy też organizator imprezy założył, że będzie on stał przez osiem godzin? (W trakcie dwóch imprez, w których uczestniczyłam w ubiegłym tygodniu nie zapewniono mi krzesła przez cały czas trwania warsztatów).
3. Sprawdź rozmiar stołu przygotowanego dla prezentera, i o ile ma on przygotowane notatki i podręczne materiały, czy zapewniliście mu stół odpowiedniej wielkości, na którym można położyć te notatki i rekwizyty, czy też cała powierzchnia stołu zajęta jest przez projektor?
4. Czy projektor jest ustawiony w odpowiedniej odległości od ekranu (odpowiednio zogniskowany), czy też znajduje się tak blisko ekranu, że obraz wyświetlany na nim ma tylko jedną czwartą swojej oryginalnej wielkości, lub co jest jeszcze gorsze na ekranie ukazuje się np. tylko jedna trzecia, dolna część oryginalnego obrazu.
5. Jeżeli zażyczono sobie tablic z przerzucanymi kartami do prezentacji, to czy dostarczono wystarczająca ilość świeżego papieru, czy wszystkie pióra dobrze piszą i nie są wyschnięte? Sprawdź je przy końcu wykładu i wyrzuć niesprawne.
6. Rozważ ustawienie stołów i krzeseł. Często stykam się z taką sytuacją, że prezenterzy są tak oddaleni od reszty uczestników, że trzeba by było krzyczeć, żeby usłyszeli mówcę. Jeżeli z uwagi na długość spotkania trwającego cały dzień ustawiono w sali stoliki serwisowe, a od uczestników wymaga się skierowania ku frontowi, upewnij się aby tak właśnie było i nie musieli się rozpraszać i wykręcać się w przeciwnych kierunkach.
7. Podawanie przekąsek w ściśle określonym czasie jest decydujące dla sprawnego przebiegu prezentacji. Tylko pięciominutowe opóźnienie, kiedy na przerwę jest przewidziane 10 minut może mieć poważny wpływ na harmonogram zajęć. Dotyczy to wszystkich podawanych produktów; czystych filiżanek, świeżego mleka, herbaty w torebkach, itd. Wiem, że to brzmi jak oczywistość, ale bylibyście zdumieni, jak często kończy się mleko, lub też każdy z uczestników życzy sobie herbaty o tym samym smaku.
8. Unikaj wąskich gardeł na stanowisku z kawą: Zorganizuj termosy, tak aby nie doprowadzać do tłoku w jednym miejscu. W sposób wyraźny oznacz, które termosy zawierają kawę, a które herbatę i w którym jest gorąca woda. Czy jest miejsce, w którym można pozbyć się torebek po zaparzeniu herbaty? Jeżeli dysponujesz bardziej wyrafinowanymi ekspresami do kawy upewnij się, żeby nadążyć z zapotrzebowaniem. Ekspres, który potrzebuje 20 sekund do zaparzenia i wydania filiżanki kawy, może obsłużyć tylko 30 osób w ciągu 10 minut, a więc z pewnością nie będzie się nadawał do obsługi 50 delegatów.
9. Lunch: Prosta etykieta na artykułach bufetowych poinformuje uczestników, co spożywają (i zapobiegnie marnotrawstwu spowodowanych nietrafnym wyborem dania). Upewnij się, aby artykuły zużyte do lunchu były usunięte natychmiast po zakończeniu przerwy.
10. Pilnuj trendów. Jeżeli twoi delegaci piją więcej wody niegazowanej niż gazowanej (a według mnie tak się właśnie dzieje) to dopasuj to zapotrzebowanie do swoich zapasów. To samo dotyczy innych napojów. Nie tylko delegaci będą zadowoleni, ale również ty zaoszczędzisz na ewentualnych stratach.
11. Sprawdzaj temperaturę i reaguj na wymagania organizatorów konferencji do jej dostosowywania do zgłaszanych potrzeb. Zmorą mojego życia jest klimatyzacja. Niezmiennie nawiewy są zbyt gorące lub zbyt zimne. W połowie przypadków kwestionuję jej przydatność, szczególnie w salach, w których wystarcza otwarcie okien, ale są przypadki kiedy naprawdę jest potrzebna. Nikt jednak nie lubi siedzieć bezpośrednio przy chłodnym nawiewie, a dostosowanie jej w taki sposób, aby wszystkim to odpowiadało jest sztuką nie lada.
12. Każdy chciałby wyjechać jak najszybciej, tak więc kilka minut twojego czasu poświęconego na pomoc przy spakowaniu i wyprawieniu w drogę organizatora parę chwil wcześniej, byłoby miłe. Zapewnia to również doskonałą okazję do pozyskania jego ważnych opinii.
Caroline Cooper
|
