Piątek 29 Marzec 2024

redakcja@hotelinfo24.pl | Reklama w serwisie

Strona główna » Zarządzanie » Porady w sprawie załatwiania emaili (aby to one...

Artykuły serwisu


Porady w sprawie załatwiania emaili (aby to one cię nie załatwiły!)


Dodano: 2011-11-10

Drukuj


Czy to ty naprawdę załatwiasz swoje emaile, czy to emaile raczej ciebie załatwiają? Według przeprowadzonego ostatnio badania na temat: „Co zabiera ci najwięcej czasu? 15 bardzo zapracowanych profesjonalistów odpowiada”, 7 osób na 15 mówi, że czują się jakby emailowy smok stanął im na drodze ku większej wydajności w pracy.

Pozwoliłem więc sobie skompilować 20 sugestii mających pomóc ci w rozpoczęciu procesu załatwiania poczty elektronicznej, tak aby nie zdominowała twojego czasu pracy. Oto one:

1. Zarezerwuj czas, aby naprawdę przyjrzeć się swojemu programowi emailowemu. Jest bardzo prawdopodobne, że znajdziesz 8-10 sposobów na zredukowanie i zorganizowanie swojej poczty elektronicznej, aby uniknąć przeładowania.

2. Przy wysyłaniu emaili korzystaj z Tiny Url lub Bit.ly dla skracania długich adresów url. Długie adresy url przerywają się, co generuje następny email z prośbą o faktyczny link.

3. Utrzymuj swoją wymianę emailową do trzech rozmów. Przy czwartej wymianie, podnieś słuchawkę telefonu, zadzwoń do osoby, z którą grasz w emailowego ping-ponga i przedyskutuj konkretną kwestię telefonicznie. Skróć rozmowę telefoniczną do niezbędnego minimum. Masz inne sprawy na głowie, więc zabierz się za nie.

4. Rezygnuj z każdego newslettera lub artykułu, którego nie czytasz. Wiele osób upycha newslettery i artykuły w folderach i nigdy ich nie czytają, a nawet nie przeglądają. To, co pozostaje poza widokiem nie zaprząta naszej uwagi, albo więc przeczytaj artykuł, kiedy przyjdzie na twoją skrzynkę, albo go usuń.

5. Kiedy robisz zakupy w sieci, uważaj na wszelkie chwyty reklamowe przed opuszczeniem strony zakupowej. Są tam zazwyczaj małe okienka na dole strony, które są automatycznie zaakceptowane, a które wyrażają twoją akceptację na to, abyś znalazł się na liście mailingowej. Cofnij więc swoją akceptację (chyba, że chcesz dostawać maile).

6. Sprawdzaj pocztę trzy razy dziennie – o 9, o 12 i o 16. Później daj sobie z nią spokój. Sprawdzanie poczty przez cały dzień jest jednym z najmniej efektywnych wykorzystaniem czasu pracy, co może powodować powstawanie wąskich gardeł i skutkuje rozpraszaniem uwagi. Podaj do wiadomości na swojej stronie internetowej, poczcie głosowej lub w stopce emaili, informację o tym, kiedy sprawdzasz pocztę, tak by nadawca wiedział, kiedy może spodziewać się odpowiedzi.

7. Uważaj na sytuacje doprowadzające do rozpraszania twojej uwagi i przechodzenia do rzeczy mniej istotnych w danej chwili. Wiecie co mam na myśli. To dział w ten sposób: Otwierasz emaila, który przenosi cię do strony internetowej, gdzie natrafiasz na coś interesującego lub ciekawego i już wpadłeś... wchodzisz na następną stronę, potem na jeszcze inną, i tak dalej. Patrzysz na zegar i nagle konstatujesz, że minęła godzina lub dwie (utracony czas, który mógłby być zainwestowany w robienie pieniędzy dla firmy).

8. Odpowiadaj na emaile krótko i na temat. Sprawy załatwiane w formie długich emaili powinny w rzeczywistości być załatwiane w drodze rozmowy telefonicznej. Aby te krótkie emaile miały charakter profesjonalny, ale również zindywidualizowany, pamiętaj o formule powitania i zakończenia (pamiętaj... twój email będzie czytany przez drugą osobę). Większość programów pocztowych zawiera funkcję umieszczającą standardową formułkę kończącą maila. Upewnij się po prostu czy dodałeś coś w rodzaju, „Najlepszego, Bea”, lub „Z poważaniem, Bea”.

9. Odpowiadaj nadawcom poprzez podanie szybkiej odpowiedzi w linii tytułowej emaila. Postaraj, się aby osoby kontaktujące się z tobą wiedziały o takiej formie odpowiedzi i szukały jej właśnie w tytule maila. Będą z pewnością wdzięczni za takie podejście do załatwiania poczty, bo to oznacza również dla nich dużą oszczędność czasu.

10. Korzystaj z programu takiego jak Mailwasher czyszczącego wszystkie „śmieci” zanim zdołają dotrzeć do twojej skrzynki odbiorczej. W pierwszych kilku tygodniach, często będziesz „czyścił” swoją pocztę (usuwając maile, oznaczając je jako spam). Wraz z upływem czasu proces czyszczenia ustaje, a w twojej skrzynce odbiorczej ląduje coraz mniej śmieci. Chociaż wiele programów wyposażono we wspaniałe programy antyspamowe, to jednak nie są one niezawodne, dodając więc osobny system do czyszczenia spamu zaoszczędzi ci dużo czasu, frustracji i odwracania uwagi.

11. Rozważ przełączenie swojego programu pocztowego do Google Apps. Korzystając z Google Apps. możesz również stosować rozwiązania z yourname@yourdomain.com, przy tworzeniu etykiet, raportowaniu maili jako spam lub zlecaniu Google Apps do omijania twojej skrzynki odbiorczej i bezpośrednie kierowanie śmieci do kosza. Jeżeli otrzymujesz spam, możesz go oznaczyć jako taki, i automatycznie usuwać.

12. Skontaktuj się z twoim dostawcą sieciowym i powiadom ich, że będziesz regularnie umieszczał wpisy na swoim blogu, koncie Twittera lub na Facebooku. (Można to zrobić automatycznie, kiedy masz WordPress blog, który sprawdza  połączenia internetowe z sieciami społecznościowymi). Zmniejszy to znacznie ilość emaili docierających do ciebie z prośbą o więcej informacji w sprawie prezentacji, którą prowadzisz lub w sprawie oferowanego przez ciebie programu.

13. Jeżeli korzystasz z Twittera lub Facebooka, zmniejsz liczbę kontaktów do minimum. Bo przecież, czy możliwe jest utrzymywanie kontaktów z 100,000 obserwatorów z twoich stron na mediach społecznościowych? Jeżeli twoje kontakty związane z sieciami społecznościowymi przekraczają 500, to trudno będzie nadążać na bieżąco z korespondencją i będziesz otrzymywał więcej emaili od osób próbujących powiedzieć ci coś w przekazie bezpośrednim.

14. Stwórz filtry, foldery lub grupy dla szybkiego dostępu. Wiele programów pocztowych zapewnia możliwość wybierania pewnego rodzaju emaili, które będą pomijać twoją skrzynkę odbiorczą i będą bezpośrednio kierowane do filtrów, folderów lub grup. Przy końcu dnia pracy sprawdź ten folder lub foldery pod kątem ewentualnych ważnych maili. Jeżeli otrzymałeś trzy emaile od tej samej osoby, odpowiedz na nie jednym zbiorczym emailem.

15. Kiedy wysyłasz emaila, stwórz super specyficzną linię tytułową. Dużo łatwiej jest odszukać ten email, jeżeli w tytule zawarte jest unikalne słowo lub fraza.

16. Odpowiadaj natychmiast. Jeżeli email przyszedł w odpowiednim czasie i jest pilny to z pewnością trzeba na niego odpowiedzieć tak szybko, jak tylko jest to możliwe. Jeżeli email nie jest pilny i zawiera pytanie, na które można odpowiedzieć później, po prostu w odpowiedzi napisz na przykład, „Dzięki za email John. Nie mogę się dziś nim zająć. Czy mógłbyś napisać do mnie powtórnie w dniu XYZ, to wtedy będę w stanie poświęcić mu należytą uwagę.” Przy takim podejściu, nie magazynujesz maili, zwracasz go po prostu do nadawcy do późniejszego załatwienia. Chociaż niektórzy mogą powiedzieć, że jest to unikanie odpowiedzialności i przerzucanie jej z powrotem na Johna... ale pamiętaj... to on kontaktował się z tobą – a nie na odwrót. Jeżeli John naprawdę chce przedyskutować jakąś sprawę, np. czy przeczytałeś wprowadzenie do jego nowej książki lub po prostu chce pogadać, to z pewnością odezwie się ponownie.

17. Korzystaj z internetowego systemu umawiania na spotkania, który jest zsynchronizowany z twoim kalendarzem, aby zapobiegać umawiania się na te same terminy. Ja osobiście korzystam z TimeTrade, ale istnieje bardzo duża ilość równie dobrych programów tego typu. Polecam także program Tungle. System jest bezpłatny i oferuje dużo funkcji sprawiających, że życie staje się łatwiejsze.

18. Jeżeli na twoją skrzynkę w dalszym ciągu przychodzi spam z tej samej domeny lub od tego samego użytkownika poinformuj o tym nadużyciu korzystając ze SpamCop.

19. Trzymaj nie więcej niż 20 emaili w skrzynce odbiorczej jednocześnie. W każdym innym przypadku, wszystkie emaile powyżej 20 nie pozostają na widoku, tak więc pozbywamy się ich z kręgu naszej uwagi. I następnych 20,30,40 przykryje je już zupełnie.

20. Załatw je, usuń lub przydziel komuś do załatwienia. Słyszeliśmy o tym tysiące razy, ale jak często tak postępujemy? Na zakończenie dnia twoja skrzynka odbiorcza powinna być wyczyszczona w stu procentach. Jeżeli tak się nie stanie, to jutro rano będziesz miał znowu 20, 30, 50 lub 200 nowych emaili do załatwienia.

21. Nie trzymaj w skrzynce pocztowej filmów z YouTube, maili z dowcipami i tzw. „łańcuszków”. Mimo tego, że niektóre z nich są naprawdę śmieszne i zabawne, ale odciągają cię od istoty spraw, którymi powinieneś się zajmować. Przypominam - ponownie przenieś je do folderu „żarty i filmy wideo” i oglądaj je w wolnym czasie. Oglądanie filmów wideo i czytanie dowcipów w ciągu dnia pracy zabiera twój cenny czas i energię, których będziesz potrzebował na załatwianie spraw biznesowych.

Zdaję sobie sprawę z tego, że wszyscy żyjemy w cyfrowym świecie i poczta elektroniczna jest jednym z czołowych komunikatorów. Moim zmartwieniem jest to, że poczta elektroniczna zaczyna mieć przemożny wpływ na nasze życie, kreując izolację i koliduje z budowaniem intymnych bezpośrednich kontaktów. Jeżeli nie potrafisz zapanować nad emailami przy pomocy tych strategii, to może nadszedł czas na to, abyś powiedział „Hej... nie obsługuję poczty elektronicznej. Mój numer telefoniczny to...........”

Bea Fields


Komentarze:

Podstawowe niezbędne narzędzia pracy współczesnego hotelarza ...więcej»

Bezpieczeństwo w małych obiektach hotelowych ...więcej»

Pomaganie integruje ...więcej»

Kradzież w hotelu? Nie daj sobie ukraść własnych praw! ...więcej»

Jak zostać idealnym managerem hotelu? ...więcej»

Standardowe procedury check in i check out w hotelu ...więcej»

Pokój hotelowy - definicja, rodzaje, wyposażenie ...więcej»

Czym jest usługa hotelarska? ...więcej»

Test dla hotelarzy 12 - Technik hotelarstwa ...więcej»

Test dla hotelarzy 8 - Technik hotelarstwa ...więcej»

Piękny Pałac, odremontowany i zaadoptowany na...

2018-06-08, 23:45:01 ~Zbigniew Hanke

Też jak jadę na rower to biorę dużą butelkę cisowianki,...

2018-05-15, 12:57:50 ~Agata

Fajnie, że Koneser będzie miał taką bogatą ofertę...

2018-03-24, 18:12:35 ~Karolina

"Prawdopodobnie" ... z tego co widziałem to Golden Tulip...

2018-03-06, 10:02:29 ~Paul VD

Warszawa a szczególnie Praga potrzebowała inwestycji...

2018-02-19, 19:49:28 ~klara

Świetna inicjatywa, podpisuję się obiema rękami. Dzieci...

2018-01-24, 16:51:44 ~anita

Jakie blisko 700 000 skoro nawet nie było pół miliona...

2018-01-16, 13:49:40 ~Brzeski

Koneser dla mieszkańców Pragi i nie tylko to wielka...

2018-01-14, 15:14:12 ~smakosz

Więcej o Dolinie Psarki można znaleźć na...

2018-01-09, 19:03:15 ~Michał

Copyright ©2008-2018 Hotelinfo24.pl - Wszelkie prawa zastrzeżone

O PORTALU | REGULAMIN SERWISU | REKLAMA W PORTALU  | KONTAKT

Ta strona wykorzystuje pliki cookie. Korzystając ze strony wyrażasz zgode na używanie cookie.  Więcej informacji