Powszechne błędy w planowaniu i realizacji próbnego otwarcia hotelu

Jest to decydująca faza w życiu hotelu wobec czego szczególną uwagę powinien jej poświęcić wybrany zespół hotelowy wspólnie z centralą w celu zapewnienia, od pierwszego dnia, maksymalnego zwrotu z zaangażowanego kapitału (ROEC).

Często zadaniu temu nie przyporządkowuje się odpowiedniego znaczenia i należnej mu uwagi, zwłaszcza przez właścicieli, którzy nie są zaznajomieni z branża hotelarską. Zupełnie niesłusznie niektórzy właściciele przekazują pełną odpowiedzialność na operatora bez sprawowania regularnej kontroli i nadzoru.

Na podstawie mojego doświadczenia przedstawiam 10 najczęstszych błędów, których należy unikać w trakcie planowania i realizacji próbnego otwarcia hotelu zarówno przed, jak i w jego trakcie:

1. Brak odpowiednio wyposażonych biur zaopatrzonych w podstawowy sprzęt wymagany w tym okresie jak meble biurowe, telefony, adresy i strony internetowe, itd.

2. Brak szczegółowych list kontrolnych dyrektora naczelnego oraz wszystkich innych działów zawierających harmonogram działań. Budowanie list i ich koordynacja musi być wykonana przez dyrektora naczelnego pod ścisłym nadzorem centrali firmy zarządzającej w zakresie działalności operacyjnej, a ponadto proces ten powinien być regularnie monitorowany przez właściciela hotelu. Szczególnie zalecane są regularne spotkania właściciela z dyrektorem naczelnym, raz na tydzień lub przynajmniej raz na dwa tygodnie w celu monitorowania postępów we wszystkich działaniach oraz zapewnienia terminowego wykonawstwa założonych zadań.

3. Braku szczegółowego budżetu zaplecza na wszystkie urządzenia niezbędne do prowadzenia hotelu. Budżet ten musi zawierać wszystkie elementy, które nie są ujęte w ogólnym wewnętrznym budżecie hotelu. Budżet zaplecza hotelowego musi zawierać wszystkie dane techniczne i szczegóły wraz z wykazem cen budżetowych. Budżet ten powinien obejmować wszystkie dostawy operacyjne, takie jak (naczynia, zastawa, pościel, naczynia kuchenne, naczynia barowe, porcelana, uniformy, narzędzia techniczne i materiały chemiczne, niektóre standardowe materiały drukowane w tym menu, i wszystkie inne artykuły gastronomiczne, materiały eksploatacyjne), sprzęt teleinformatyczny, meble biurowe, systemy telefoniczne, terminale komputerowe, kserokopiarki i inne materiały, które nie zostały uwzględnione przez ogólny budżet wewnętrzny. Budżet zaplecza powinien być ustalony na co najmniej 12 miesięcy przed otwarciem hotelu, dając wystarczająco dużo czasu na pozyskanie ofert i złożenie zamówień. Wszystkie pozycje w budżecie zaplecza muszą zostać zrealizowane i dostarczone do hotelu co najmniej na miesiąc przed planowanym terminem otwarcia, aby mieć czas na ustawienie mebli biurowych, wycenienie sprzętu operacyjnego i jego zmagazynowanie, wydanie wszystkich materiałów eksploatacyjnych dla poszczególnych działów operacyjnych w odpowiednim czasie, itp.

4. Brak szczegółowego, kompleksowego i realistycznego budżetu przed otwarciem obiektu. Szacunki brutto dla różnych działań, takich jak reklama, pozyskanie siły roboczej itp. nie są wystarczające. Powinny być w nim wykazane szczegóły kampanii reklamowych oraz rynku docelowego. Harmonogram rekrutacji i daty rozpoczęcia pracy wszystkich szefów działów i pracowników muszą być określone według poszczególnych stanowisk. Konieczne jest ustalenie całego budżetu potrzebnego na wynagrodzenia i świadczenia jeszcze przed otwarciem hotelu. Wydatki dyrektora naczelnego muszą być wyszczególnione według kategorii: podróże, koszty biurowe, inne promocje, opłaty prawne, opłaty rekrutacyjne, opłaty za szkolenia, inne koszty operatora w danym okresie, itp.

5. Brak należytego rozeznania w kwestiach prawnych takich jak licencje niezbędne do działania w kraju, np. koncesje na sprzedaż alkoholu, licencje operacyjne, itp. Obejmuje to także przygotowanie różnych wzorów umów, takich jak umowy o pracę dla pracowników lokalnych i pracowników z zagranicy, użyteczności publicznej, umów dzierżawy sklepów, działalności bankietowej, sprzedaży, wydarzeń specjalnych, umów serwisowych, i innych umów handlowych. Inne kwestie prawne, które muszą być dobrze zrozumiane, to wszelkie wymogi prawne niezbędne do prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i procedur rozliczeniowych, wszystkie informacje ustawowe dotyczące przygotowania listy płac, dokonywanych potrąceń, prawa i przepisów pracy, przepisów socjalnych dla różnych kategorii pracowników, ubezpieczenia (odszkodowania dla pracowników) ubezpieczenia majątkowe, OC i inne ubezpieczenia wymagane przez prawo.

6. Brak realistycznie określonego czasu na zewidencjonowanie całego, potrzebnego personelu w planowanym koszcie płac. Jest to decydująca faza działalności i zdecydowanie największy wydatek w fazie przygotowania do otwarcia, w związku z czym musi być ona dokładnie monitorowana, aby nie przekroczyć budżetu, co często się zdarza. Zalecany termin musi być zaprezentowany i omówiony z właścicielami z dużym wyprzedzeniem. W większości próbnych rozruchów, w zależności od wielkości hotelu i posiadanych urządzeń, powinny być zachowane następujące reżimy czasowe, aby zapewnić płynny proces otwierania obiektu:
• dyrektor naczelny (12 do 14 miesięcy przed przewidywaną datą otwarcia)
• asystent dyrektora naczelnego (10 do 12 miesięcy przed przewidywaną datą otwarcia)
• dyrektor techniczny (10 do 12 miesięcy przed przewidywaną datą otwarcia)
• dyrektor finansowy (8 do 10 miesięcy przed przewidywaną datą otwarcia)
• dyrektor sprzedaży i marketingu (8 do 10 miesięcy przed przewidywaną datą otwarcia)

7. Brak budowania świadomości na rynku lokalnym i międzynarodowym, nie tylko w internecie, ale w każdym tradycyjnym kanale, aby upewnić się, że wszyscy ci, którzy mogą wpływać na popyt zdają sobie sprawę z unikalnych aspektów nowego obiektu - i pragnienia zespołu zarządzającego do zapewnienia znakomitego, hotelarskiego doświadczenia.

8. Brak profesjonalnych stron internetowych szczegółowo informujących o udogodnieniach hotelowych, cenach, dostępności - i dacie otwarcia!

9. Brak trwałego programu kontaktów z instytucjami finansowymi zapewniającymi działalność hotelu, bezpośrednio lub za pośrednictwem właścicieli.

10. Braku odpowiednio udokumentowanego przekazania obiektu hotelowego dyrektorowi ds. technicznych. Dyrektor ds. technicznych musi wykorzystać obecność wszystkich specjalistów technicznych w trakcie budowy starając się w pełni zapoznać z najważniejszymi aspektami technicznymi budynku i jego wyposażenia.

11. I wreszcie dodatkowym atutem będzie to, jeśli dyrektor naczelny i inni członkowie zespołu mieli wcześniejsze doświadczenia w próbnych otwarciach. Jeśli nie, musi być zapewniona dokładna, periodyczna kontrola wykonywana przez centralę firmy zarządzającej i właścicieli hotelu.