Piątek 29 Marzec 2024

redakcja@hotelinfo24.pl | Reklama w serwisie

Strona główna » Obsługa gościa » Jak wywrzeć długotrwałe pozytywne wrażenie na...

Artykuły serwisu


Jak wywrzeć długotrwałe pozytywne wrażenie na delegatach konferencyjnych


Dodano: 2011-12-06

Drukuj


Pracujesz wystarczająco ciężko, aby organizowane przez ciebie spotkania i konferencje biznesowe kończyły się sukcesem, warto więc wywierać pozytywne wrażenie będące dla ich uczestników zachętą do powrotu. Wiele wysiłku poświęca się na wywarcie korzystnego pierwszego wrażenia, ale jakiego rodzaju trwałe wrażenia pozostawiasz w świadomości osób biorących udział w tych wydarzeniach?

W moim fachu biorę udział w wielu spotkaniach i konferencjach, czasami jako wykładowca, ale często również jako klient lub delegat. Zwykle pierwsze wrażenie jest nienaganne, spotykasz się z serdecznym powitaniem i zainteresowaniem, czy wszystko jest w porządku. Ale to, co dzieje się potem, sprawie że niemal zawsze czujesz się zawiedziony

Urządzenie pokoju
Wygląd sali jest oczywiście ważny, ale pierwsze wrażenie wykracza daleko poza ten obszar doznania. Najlepiej jest korzystać z naturalnego światła, ale czy nie jest ono zablokowane wymuszając korzystanie ze sztucznego światła (co jest bardziej męczące dla oczu, a także powoduje wymierne straty w zużyciu energii)? Czy tam, gdzie sztuczne oświetlenie jest koniecznością, delegaci nie są rozmieszczeni w ten sposób, że siedzą w swoim własnym cieniu, a strumienie światła skierowane są na prowadzących i rekwizyty, z których korzystają?



Urządzenie sali wymaga logicznego działania. Często mam wrażenie, że bagażowi nie zostali odpowiednio przeszkoleni, a pokój nie został sprawdzony. Na przykład:
• Czy jeśli korzystasz z projektora, to czy jest w pobliżu również wystarczająca ilość gniazdek elektrycznych na podłączenie laptopa, i czy są one łatwo dostępne, tak by prelegent nie zaplątał się ewentualnie w kable narażając się na skręcenie karku
• Czy wykładowca został zaliczony do liczby uczestników oraz zapewniono mu krzesło, szklankę i wodę, czy też organizatorzy naprawdę oczekują, że będzie stał przez całe osiem godzin? (Tylko w dwóch miejscach w ubiegłym tygodniu, nie podano mi krzesła w trakcie warsztatów, które miały trwać przez cały dzień.)
• Sprawdź rozmiar stołu, jaki ustawiasz dla prelegenta. Jeśli ma on materiały informacyjne i podręczne rekwizyty, to czy zapewniłeś mu wystarczająco duży stół, by mógł położyć na nim swoje notatki i rekwizyty, czy też mieści się na nim wyłącznie projektor?
• Czy projektor jest ustawiony prawidłowo względem ekranu (ostrość), czy może jest to tak blisko ekranu, że obraz wypełnia tylko jedną czwartą dostępnej przestrzeni, a co gorsza nie jest dobrze ustawiony w pionie i pokazuje tylko jedną trzecią część obrazu z dolnej jego partii
• Jeśli wykładowca poprosił o karty demonstracyjne, to czy ma dostęp do świeżego papieru i czy wszystkie pióra są sprawne i nie wysuszone. Wypróbuj je na koniec każdego spotkania i pozbądź się tych, które już nie piszą.
• Rozważ również ustawienie stołów i krzeseł. Często okazuje się, że miejsce prelegenta jest umieszczone tak daleko od reszty uczestników, że musi niemal krzyczeć, aby być słyszanym! Kiedy korzysta się z ustawienia w układzie „teatralnym” ze względu na długość spotkania, to jeżeli trwa ono przez cały dzień, czy wszyscy delegaci, którzy powinni patrzyć przed siebie, mogą  to robić bez konieczności odwracania się i nadwerężania szyi.

Bufet
Podczas gdy ustawienie sali wymagało będzie więcej troski w stosunku do wykładowców niż delegatów, to jakość i terminy przekąsek są kluczowym czynnikiem zarówno dla szkoleniowców, jak i dla uczestników.
• Podawanie przekąsek ma kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania wszelkiego typu zajęć konferencyjnych. Zaledwie pięć minut spóźnienia, gdy masz zaplanowane tylko 10 minut przerwy może mieć poważny wpływ na harmonogram. A to oznacza, że wszystko musi być na czas: czyste szklanki, świeże mleko, mnóstwo herbaty w torebkach, itp. Wiem, że to brzmi banalnie, ale będziesz zaskoczony tym, jak często kończy się mleko, i sytuacjami kiedy każdy z uczestników preferuje określony smak herbaty i nie wystarcza go, aby zaspokoić pragnienie wszystkich chętnych.
• Unikaj wąskich gardeł przy stoiskach z kawą. Rozmieść kubki, termosy, mleko i cukier w takich miejscach, aby nie powodować zatorów w jednym miejscu, i bez konieczności wycofywania się. Organizatorowi wydarzenia może wydawać się oczywistym, w którym termosie znajduje się herbata, w którym kawa, a który wypełniony jest gorącą wodą, ale dla delegatów nie jest to już takie oczywiste, więc postarajcie się, aby było to w miarę jasne. (Konieczne jest również objaśnienie, w jaki sposób napełnia się naczynia napojami – pojemniki z pompkami, termosy z na wpół otwieranymi pokrywami, itp.) Proszę się przyznać, kto kiedykolwiek zalał kawą (zamiast gorącą wodą) torebkę z herbatą? Musimy również wiedzieć, co mamy zrobić z torebką po naszej herbacie, kiedy już ją zaparzymy. (Dotyczy to również pokoi hotelowych - proszę zapewnić miseczkę na zużyte torebki herbaty).
• Jeśli wykorzystujesz bardziej zaawansowane technologiczne ekspresy do kawy, to upewnij się, że będą w stanie sprostać zapotrzebowaniu w określonym czasie. Ekspres,  w którym zaparzenie i wydanie filiżanki kawy zajmuje tylko 20 sekund w najlepszym wypadku może obsłużyć tylko 30 osób w ciągu 10 minut, więc na pewno nie będzie odpowiedni dla spotkania, w którym uczestniczy 50 osób.
• Nie wiem jak wy, ale ja uważam, że bardzo trudno jest zidentyfikować, co znajduje się w kanapce bez jej otworzenia lub skonsumowania. Kilka prostych etykiet rozmieszczonych na produktach żywnościowych w bufecie sprawia istotną różnicę, a ponadto nic nie kosztuje oprócz poświęcenia chwili czasu i starania.
• Zwracaj uwagę na trendy. Jeśli twoi delegaci piją więcej wody niegazowanej niż gazowanej (z mojego doświadczenia wynika, że tak bywa najczęściej) to staraj się dopasować podaż względem zaspokojenia popytu. Podobnie jest w przypadku innych napojów. Takie postępowanie sprawia nie tylko, że delegaci są zadowoleni ale pozwala zaoszczędzić strat.

Bądź wrażliwy
Sprawdzaj temperaturę w pomieszczeniach i szybko reaguj na życzenia organizatorów w sprawie jej dopasowania do ich potrzeb. Nieszczęściem mojego życia jest klimatyzacja. Zawsze nawiewa zbyt gorące lub zbyt zimne powietrze. Często zastanawiam się po co korzysta się z klimatyzacji, kiedy w pomieszczeniu można otworzyć okna, ale zdarza się, kiedy jest ona potrzebna. Nikt jednakże nie chce siedzieć w podmuchach zimnego nawiewu powietrza, a dostosowanie temperatury do wymagań wszystkich użytkowników konkretnego pomieszczenia jest bardzo trudne.

Posiadanie systemu, który można wyłączyć, jeśli wymaga tego sytuacja jest moim zdaniem bardzo istotne. Posiadanie systemu utrzymującego w każdym pokoju tej samej temperatury jest czystym szaleństwem. Jeśli na przykład, w pokoju znajdują się tylko dwie osoby siedzące nieruchomo, w porównaniu do pokoju z 30 osobami wykonującymi ćwiczenia skutkujące wydzielaniem potu, to z pewnością będą wymagały zupełnie różnych temperatur w swoich pomieszczeniach. Bądźcie przygotowani na prośby organizatorów o zmianę temperatury lub o całkowite wyłączenie klimatyzacji. Czasami niestety, kiedy przedkładam swoją prośbę czuję się tak, jakbym prosiła o księżyc; czy proszę o zbyt wiele? Ale w końcu proszę i jeszcze raz proszę o reakcję i sprawdzenie, czy temperatura została dostosowana, zamiast popadania w skrajności.

Jakie jest wrażenie końcowe?
W ubiegłym tygodniu przy okazji jednej z konferencji, gdy wyszliśmy z naszego spotkania o godzinie piątej po południu wszystkie nasze naczynia ciągle tam pozostawały – co nie bardzo sprzyjało wywarciu pozytywnego ostatniego wrażenia.

I wiesz, co tak naprawdę byłoby niezapomniane? Jako, że każdy chciałby jak najszybciej wyjść ze spotkania, więc poświęć tylko kilka minut swojego czasu na pomoc przy pakowaniu, a pożegnanie organizatora tych kilka minut wcześniej, zawsze będzie mile widziane. I stanowi doskonałą okazję do zbierania ważnych opinii o twoim obiekcie.

Prawie nigdy nikt mnie nie prosi o opinię po zakończeniu imprezy, spotkania lub konferencji. Często przy końcu dnia pracy czuję, że cały personel konferencyjny jest wykończony i najchętniej pozostawiliby nas samych sobie. Nie wolno tak marnować znakomitych możliwości. Nie tylko dają okazję do zgromadzenia cennych danych, ale jest to doskonała okazja do budowania relacji z klientem. Pracowałeś bardzo ciężko na wykorzystanie tego interesu i z pewnością chciałbyś zrobić wszystko, co w twojej mocy, aby wywrzeć pozytywne wrażenie pozostawiając otwarte drzwi dla powtórnych rezerwacji, prawda?

Caroline Cooper


Komentarze:

Jak przygotować się na wakacje w hotelu? ...więcej»

Etapy pobytu gościa hotelowego ...więcej»

Choroba w hotelu ...więcej»

Czy internetowe strony z opiniami klientów przyczyniają się do nawrotu doskonałej obsługi hotelowych gości? ...więcej»

Znaczenie edukacji przyszłych hotelarskich profesjonalistów w zakresie obsługi gości ...więcej»

Standardowe procedury check in i check out w hotelu ...więcej»

Pokój hotelowy - definicja, rodzaje, wyposażenie ...więcej»

Czym jest usługa hotelarska? ...więcej»

Test dla hotelarzy 12 - Technik hotelarstwa ...więcej»

Test dla hotelarzy 8 - Technik hotelarstwa ...więcej»

Piękny Pałac, odremontowany i zaadoptowany na...

2018-06-08, 23:45:01 ~Zbigniew Hanke

Też jak jadę na rower to biorę dużą butelkę cisowianki,...

2018-05-15, 12:57:50 ~Agata

Fajnie, że Koneser będzie miał taką bogatą ofertę...

2018-03-24, 18:12:35 ~Karolina

"Prawdopodobnie" ... z tego co widziałem to Golden Tulip...

2018-03-06, 10:02:29 ~Paul VD

Warszawa a szczególnie Praga potrzebowała inwestycji...

2018-02-19, 19:49:28 ~klara

Świetna inicjatywa, podpisuję się obiema rękami. Dzieci...

2018-01-24, 16:51:44 ~anita

Jakie blisko 700 000 skoro nawet nie było pół miliona...

2018-01-16, 13:49:40 ~Brzeski

Koneser dla mieszkańców Pragi i nie tylko to wielka...

2018-01-14, 15:14:12 ~smakosz

Więcej o Dolinie Psarki można znaleźć na...

2018-01-09, 19:03:15 ~Michał

Copyright ©2008-2018 Hotelinfo24.pl - Wszelkie prawa zastrzeżone

O PORTALU | REGULAMIN SERWISU | REKLAMA W PORTALU  | KONTAKT

Ta strona wykorzystuje pliki cookie. Korzystając ze strony wyrażasz zgode na używanie cookie.  Więcej informacji