Strona główna » Gastronomia » Trzynaście porad oszczędnościowych dotyczących...

Artykuły serwisu


Trzynaście porad oszczędnościowych dotyczących organizacji spotkań korporacyjnych


Dodano: 2013-10-07

Drukuj


Podobnie jak konsumenci, którzy zachęcani są przez doświadczonych ekspertów finansowych do rezygnacji z porannej filiżanki kawy w sklepie spożywczym, przez co można zaoszczędzić nawet kilkaset dolarów rocznie, eksperci związani z korporacyjną organizacją spotkań, uważają, że istnieje wiele różnorodnych sposobów oszczędzania, które mogą nie tylko spowodować utrzymanie się w ramach budżetu, ale nawet zejście poniżej określonych w nim limitów.

Oto bliższe spojrzenie na to, co można zrobić, aby móc zaoszczędzić część środków przeznaczonych na następne spotkanie korporacyjne:

1. Skorzystaj z usług swojego lokalnego biura turystyczno-konferencyjnego (CVB)
Każde miasto ma przynajmniej jedno takie biuro, ale nie każdy korzysta z jego usług. Oferują one coś więcej niż tylko mapy i informacje o historii miasta. Marie Fuehner, dyrektorka Biura Usługowego (Convention and Visitors Bureau) w Północnym Kentucky, regularnie wspiera korporacyjnych organizatorów spotkań. "CVB ma mocno rozwinięte kontakty z hotelowymi korporacyjnymi wydziałami i instytucjami usługowymi na terenie całego miasta", mówi Fuehner, która jest również członkiem stowarzyszenia zarządzania konwencjami - Association for Convention Operations Management (ACOM) - organizacji zajmującej się pogłębianiem praktyk związanych z zarządzaniem konwencjami i przygotowywaniem specjalistów w tej dziedzinie. "W związku z tym, posiadamy nie tylko wiedzę o tym, komu cię polecić jako idealną osobę przydatną do twoich potrzeb, ale umożliwiamy oszczędności w kosztach, które w przeciwnym razie byłyby poniesione, jeśli musiałbyś się zwrócić do niezależnego dostawcy usług. Zazwyczaj usługi CVB są bezpłatne – co powinno być dla ciebie najlepszą wiadomością. Jeśli jednak niektóre usługi nie są całkowicie bezpłatne, to i tak będą prawdopodobnie mniejsze niż w instytucjach niezależnych. Tak czy owak, zaoszczędzisz czas i pieniądze."



Fuehner wyjaśnia, że w zależności od rodzaju spotkania, oszczędności mogą wynosić od setek do tysięcy dolarów. Ponadto twierdzi, że osiągnięcie tego etapu współpracy oznacza korzystanie z bezpłatnych usług, które mogą polegać na pomocy przy rejestracji uczestników w miejscu wydarzenia, wykonaniu imiennych identyfikatorów, kompletowaniu materiałów, oznakowaniu w lokalnych restauracjach i innych obiektach oraz urządzaniu stoisk informacyjnych.

"Niektóre osoby organizują imprezę w konkretnym mieście, nie dostrzegając w nim biur CVB," powiedziała Marie Fuehner. "Pomyśl o tym. Któż ma lepsze rozeznanie w mieście i miejskich usługach niż przedstawiciele biur, które w nim funkcjonują na co dzień i mogą pomóc ci w załatwieniu wielu wymagających czasu, spraw.”

Don Biggs, dyrektor Punktu Obsługi Technologicznej w BlueStar, może wspomóc i pomnożyć twoje oszczędności uzyskane poprzez korzystanie z usług CVB "Jeśli współpracujesz z jedną instytucją, która ma pieczę nad wszystkimi sprawami organizacyjnymi, możesz bez wątpienia poczynić znaczne oszczędności," mówi Biggs. "Nie chciałbyś, aby firma z którą współpracujesz przyjmowała tylko bezmyślnie twoje zamówienia."

Biggs współpracował z Northern Kentucky CVB przy organizacji dorocznych targów dla swojej firmy. "Dzięki współpracy z Northern Kentucky CVB, zaoszczędziliśmy ponad 25.000 dolarów na koszcie, jaki musielibyśmy ponieść w przypadku współpracy z inną firmą."

Vanessa Kane, kwalifikowana organizatorka konferencji, jest menedżerem spotkań i wydarzeń w organizacji weteranów zagranicznych wojen prowadzonych przez USA (Veterans of Foreign Wars of the US), w Kansas City, Missouri. Tak, jak Fuehner, ona też jest członkiem ACOM. Kane zdecydowanie zgadza się z Biggsem. "Zawsze korzystam z usług CVB. I nie wiem, co bym bez nich zrobiła."

2. Rozeznanie
Wiedza, o tym jakie zasoby są dostępne, jest kluczem do oszczędności czasu i pieniędzy. Biggs zwraca uwagę, że korzystanie ze strony www.passkey.com jest "nieocenionym źródłem informacji dla uzyskiwania wskazówek w zakresie oszczędności przy organizowaniu spotkań korporacyjnych."

Poświęć trochę czasu, na zaplanowanie działań. Porozmawiaj z ludźmi i wymień się informacjami w sieci. Nie bój się z Internetu. Jeśli nie będziesz zadawał pytań, to być może nigdy nie będziesz wiedział, jakie oszczędności można uzyskać. Zwłaszcza wtedy, kiedy prowadzisz regularne interesy w  konkretnym mieście, hotelu lub innym obiekcie,  jako stały klient, to bardziej prawdopodobne będzie to, że znajdą się chętni do współpracy, którzy obniżą ceny.

3. Negocjuj, negocjuj, negocjuj
Biggs zaleca również opanowanie sztuki negocjacji. "Oczywistym może wydawać się to, że ludzie mówią i podkreślają znaczenie negocjacji, ale wielu z nich właśnie na tym kończy. Nie zawsze robią to, o czym mówią.”

Trzeba rozmawiać z ludźmi o tym, czego ci potrzeba i jakie są twoje oczekiwania cenowe. Pamiętaj, że to oni pracują dla ciebie, a nie odwrotnie. Musisz im przekazać, jakie są twoje potrzeby i jeśli ich propozycja nie odzwierciedla oszczędności kosztowych, zrezygnuj z ich usług i poszukaj firmy, która gotowa będzie zrealizować twoje wymogi.

4. Korzystaj z usług stażystów / wolontariuszy
Istnieją również inne możliwości, oprócz korzystania z usług CVB, które pomagają zaoszczędzić czas i pieniądze przy organizacji kolejnego spotkania korporacyjnego. Kane, lubiąca korzystać z pomocy CVB sugeruje również korzystanie z pomocy stażystów i wolontariuszy.

"Istnieje tak wiele możliwości działania zależnych od innych osób", mówi Kane. "Ostatnio poprosiłam o pomoc stażystów praktykujących w dziedzinie organizacji spotkań i wolontariuszy na terenie miasta, którzy mogli udzielić nam wsparcia na miejscu. Było to bardzo dobre posunięcie zwłaszcza w odniesieniu do kosztów."

Kane, która prowadzi coroczną Konwencję krajową VFW na zasadzie non-profit, przy pomocy niewielkiej ilości pracowników szacuje, że korzystanie z praktykantów i wolontariuszy może pomóc w istotnych oszczędnościach kosztów przy organizacji tego wydarzenia.

"Pomyśl o tym w ten sposób," mówi. "Jeśli nie mamy wolontariuszy, będziemy potrzebować dodatkowych pracowników do obsługi niektórych aspektów naszego procesu planowania i wiązałoby się to z kosztami za hotel, przelot i dietami dla pracowników. Możemy jednakże przy pomocy stażystów i wolontariuszy zaoszczędzić pieniądze, a mimo to cieszyć się profesjonalną jakością pracy i pomocą z ich strony."

5. Przetargi na usługi
Kane wyjaśnia również, że doskonałym sposobem na oszczędność czasu i pieniędzy może być przetarg na usługi. "Wystawiamy na przetargi wiele usług związanych z naszymi potrzebami w zakresie wykonawstwa, czy dekoratorstwa i często podpisujemy 3-letnie kontrakty, które pomagają obniżyć koszty," mówi. "W ten sposób możemy zachować ciągłość działań, bez konieczności corocznego zwracania się w tej sprawie do kolejnych firm.”
Jeśli chodzi o mnie, mogę udostępnić kilka wskazówek, jak obniżyć koszty, jeśli chodzi o gastronomię. Mogę stwierdzić, że wszystkie najdrobniejsze czynności związane z oszczędnością produktów mogą w sposób istotny przyczynić się do odchudzenia wydatków budżetowych.

Można zaoszczędzić ponad  500 lub więcej dolarów na jednej organizowanej imprezie z udziałem około 50 osób, jeśli ma się orientację gdzie należy ciąć wydatki gastronomiczne. Jeśli budżet jest ograniczony, zastępuj droższe produkty spożywcze, tańszymi i bądź jednocześnie kreatywny w tworzeniu nowych dań. Będziesz zaskoczony efektem.

6. Poczęstunek podawany przez kelnerów
Kiedy klientom proponuje się ograniczoną podaż żywności, co ma miejsce w przypadku podawania poczęstunku na tacach roznoszonych przez kelnerów w trakcie trwających rozmów kuluarowych na spotkaniu lub konferencji, ich uczestnicy zazwyczaj częstują się jednym lub dwoma oferowanymi artykułami, siłą rzeczy więc spożywa się ich mniejszą ilość.

Kiedy przekąski dostępne są w formie bufetu, uczestnicy spotkań mają tendencję do spożywania większych ilości przygotowanego poczęstunku. Wyobraźcie sobie, że wasze dolary są zgarniane przez uczestników konferencji za każdym razem, kiedy decydują się na skorzystanie z bufetu, a szybko się nauczycie, że przekąski w ograniczonych ilościach pozwalają na istotne oszczędności.

7. Nie ogłaszaj oficjalnie czasu pozostałego do końca przerwy
Jeśli organizujesz spotkanie, na którym serwowany jest alkohol, nie ogłaszaj czasu pozostałego do końca przerwy lub spotkania. Kiedy tak zrobisz, niemal wszyscy będą chcieli wychylić tę ostatnią lampkę wina. Równie dobrze można stanąć za barem i przyglądać się, jak pieniądze po prostu z niego odpływają, w miarę jak uczestnicy imprezy postanawiają napić się jeszcze przed końcem przerwy. Spróbuj zamiast tego stopniowo wycofywać się z serwowania napojów i płynnie przechodzić do zamknięcia baru.

8. Korzystaj z pozostałych zapasów po zorganizowanych imprezach
Obiekty konferencyjne często zmieniają dostawców alkoholi pozostając z niewykorzystanymi zapasami, których nie są już w stanie sprzedać. Jest to świetna okazja do finansowych oszczędności. Poproś, aby sprzedały ci swoje niewykorzystane zapasy. Często są oni skłonni do ich sprzedaży po obniżonych cenach. To pomaga im zmniejszyć swoje zapasy, a tobie zmniejszyć koszty barowe.

9. Wróć do popcornu
Zrezygnuj z wyszukanych przekąsek. Wyróżnij się. Trochę niespodziewanej kreatywności przyda się uczestnikom twojego spotkania i twojemu portfelowi. Jeśli masz na podorędziu popcorn, będzie on zaskakującym elementem konferencyjnego menu, gdzie powszechnie serwowane są fantazyjne ciasteczka, w związku z czym popcorn nie tylko mile zaskoczy uczestników, ale zaspokoi ich apetyt, przy niewielkim koszcie z twojej strony.

10. Serwuj deser na popołudniowej przerwie
Rozważ podanie deseru w czasie przerwy na lunch po południu! Po obfitym lunchu większość ludzi nie przegapi deseru. Słodki deser na popołudniowej przerwie nie pozostanie niezauważony. Dlaczego miałbyś bowiem wyrzucać pieniądze na nie zjadane desery? Zapłaciłeś za deser, więc w pełni to wykorzystaj i zaoszczędzić trochę pieniędzy. które musiałbyś wydać na inne przekąski przewidziane na tę przerwę.

11. Wykorzystuj powtórnie elementy dekoracyjne stolików
Niech recykling nabiera nowego znaczenia. Elementy dekoracyjne wcale nie są tanie. Dlaczego więc korzystać z nich tylko w czasie lunchu? Wiele hoteli może przechowywać kompozycje kwiatowe w swoich lodówkach, co pozwala na ponowne ich wykorzystanie w czasie kolacji a nawet na śniadanie następnego dnia. Wykorzystuj więc je kilkakrotnie i oszczędzaj czas i pieniądze, a jednocześnie oferuj uczestnikom konferencji atrakcyjne miejsca konsumpcyjne!

A poza tym, elementy dekoracyjne nie muszą być czymś, co trzeba trzymać w lodówkach: ACOM wystąpił z prośbą do swoich członków, aby przynosili ze sobą maskotki na lunche. Maskotki są ostatecznie przekazywane lokalnym organizacjom charytatywnym, ale do tego czasu, są one wykorzystywane jako unikatowe elementy dekoracyjne. W ten sposób, możemy upiec dwie pieczenie przy jednym ogniu, zaoszczędzić czas, no i oczywiście pieniądze.

12. Drogie produkty powinny być umieszczane w końcowej części sali konsumpcyjnej
Oszczędzaj na krewetkach. Zanim spotkanie się rozpocznie, ludzie skłonni są do grupowania we wspólnym miejscu przy wejściu do sali. Umieszczając droższą żywność z tyłu sali, nadal oferować będziecie swoim uczestnikom możliwość poczęstowania się tymi przysmakami kulinarnymi, ale w rzeczywistości nie będą oni zazwyczaj skłonni do przemieszczania się w ich kierunku, co pozwoli na zakup mniejszych ilości tych drogich produktów.

13. Mniejsze talerze, niższe koszty
Przy wykorzystywaniu mniejszych talerzy, mamy nie tylko pewność, że zmieści się na nich mniej produktów, ale również to, że ludzie są mniej skłonni, aby wrócić po dokładkę. Zastawa o mniejszym rozmiarze automatycznie wysyła komunikat, że spożycie żywności powinno być zminimalizowane. Ludzie rzadko wkładają na małe talerze przesadnie dużą ilość artykułów i nie bardzo chce im się wracać, aby nałożyć sobie na nie dokładkę.

Tak więc na następne spotkania korporacyjne, zaopatrz się w popcorn, zrezygnuj z niekończącego zapotrzebowania na Chardonnay, zaangażuj kilku wolontariuszy i zadzwoń do lokalnego CVB. Będziesz zadowolony.

Lynn McCullough


Komentarze:

System HACCP dla gastronomii - dlaczego jest niezbędny? ...więcej»

Audyt jakości w gastronomii - czym jest i dlaczego jest taki istotny ...więcej»

Sezonowanie mięs i serów ...więcej»

Jakie menu przygotować na imprezę, gdy goście nie jedzą glutenu? ...więcej»

Jak poprawić efektywność konferencji? Zaserwuj gościom Brain Food! ...więcej»

Standardowe procedury check in i check out w hotelu ...więcej»

Pokój hotelowy - definicja, rodzaje, wyposażenie ...więcej»

Czym jest usługa hotelarska? ...więcej»

Test dla hotelarzy 12 - Technik hotelarstwa ...więcej»

Test dla hotelarzy 8 - Technik hotelarstwa ...więcej»

Piękny Pałac, odremontowany i zaadoptowany na...

2018-06-08, 23:45:01 ~Zbigniew Hanke

Też jak jadę na rower to biorę dużą butelkę cisowianki,...

2018-05-15, 12:57:50 ~Agata

Fajnie, że Koneser będzie miał taką bogatą ofertę...

2018-03-24, 18:12:35 ~Karolina

"Prawdopodobnie" ... z tego co widziałem to Golden Tulip...

2018-03-06, 10:02:29 ~Paul VD

Warszawa a szczególnie Praga potrzebowała inwestycji...

2018-02-19, 19:49:28 ~klara

Świetna inicjatywa, podpisuję się obiema rękami. Dzieci...

2018-01-24, 16:51:44 ~anita

Jakie blisko 700 000 skoro nawet nie było pół miliona...

2018-01-16, 13:49:40 ~Brzeski

Koneser dla mieszkańców Pragi i nie tylko to wielka...

2018-01-14, 15:14:12 ~smakosz

Więcej o Dolinie Psarki można znaleźć na...

2018-01-09, 19:03:15 ~Michał

Copyright ©2008-2018 Hotelinfo24.pl - Wszelkie prawa zastrzeżone

O PORTALU | REGULAMIN SERWISU | REKLAMA W PORTALU  | KONTAKT

Ta strona wykorzystuje pliki cookie. Korzystając ze strony wyrażasz zgode na używanie cookie.  Więcej informacji