Kontrolna lista zadań: Czy postępujesz zgodnie z tymi pięcioma zaleceniami, aby być bardziej efektywnym w pracy?

Krok 2 (1 minuta, co każdą następną godzinę): Zmiany priorytetów. ... Ustaw zegarek, telefon lub komputer, aby dzwoniły co godzinę i rozpocznij pracę, którą masz zaplanowaną w kalendarzu. Po usłyszeniu sygnału, weź głęboki oddech i zadaj sobie pytanie, czy przepracowałeś ostatnią godzinę produktywnie. Następnie spójrz w kalendarz i zapoznaj się z zadaniem, któremu masz poświęcić następną godzinę. Zarządzaj swoim dniem pracy z godziny na godzinę. Nie pozwól by to godziny wymuszały tryb twojej pracy.

Krok 3 (5 minut): Minuty wieczorne: Na koniec dnia, wyłącz komputer i zastanów się jak wykorzystałeś ten konkretny dzień, zadając sobie pytania typu: Jak minął dzień? Czego się o sobie dowiedziałem? Czy muszę się z kimś skomunikować? Napisz kilka e-maili i wykonaj kilka telefonów, aby upewnić się, że porozmawiałeś z osobami, z którymi powinieneś się skontaktować.

2) Spraw, by praca była automatyczna
Tajemnicą dużej ilości wykonanej pracy jest jej automatyzm. Podejmowanie decyzji jest wyczerpujące:
Paradoksalnie tajemnica większej ilości wykonywanej pracy polega na zautomatyzowaniu czynności, które w związku z tym wymagają wydatkowania mniejszej ilości energii.
Okazuje się, że każdy z nas dysponuje jednym zasobnikiem woli i dyscypliny, który jest uszczuplany przez każdą czynność wymagającą świadomego działania. Innymi słowy, jeśli wydatkujesz energię próbując oprzeć się kuszącemu zapachowi czekoladowych ciasteczek, to będziesz miał mniej energii na rozwiązanie trudnego problemu. Wola i dyscyplina zmniejszają się nieubłaganie w miarę upływu czasu.

Buduj działania oparte na rutynie i przyzwyczajeniach, tak byś nie musiał podejmować decyzji, a po prostu wykonywał swoją pracę. Kiedy zaczynasz naukę prowadzenia samochodu pojawia się 1000 nowych czynności, takich jak kierowanie, zmiana biegów, sprawdzanie lusterka, hamowanie itd. – ale wraz praktyką, czynności te wykonywane są automatycznie i kompletnie pozbawione są stresu.

3) Kontrolne listy zadań są czymś magicznym
Korzystaj z kontrolnych list zadań do wykonania. Tak, każdy o tym mówi. A ty prawdopodobnie nie stosujesz się do tych wskazówek systematycznie.
Chirurg z Harvardu, Atul Gawande, analizuje ich efektywność w swojej książce „Checklist Manifesto: How To Get Things Right”. Co dzieje się, kiedy konsekwentnie korzysta się z list kontrolnych w oddziale intensywnej opieki medycznej?

Odsetek pacjentów, którzy nie zostali otoczeni wymaganą opieką spadł z siedemdziesięciu do czterech procent, występowanie zapalenia płuc spadło o jedną czwartą, a zmarło dwudziestu jeden pacjentów mniej niż w porównywalnym okresie poprzedniego roku. Naukowcy odkryli, że skłonienie lekarzy i pielęgniarek na oddziale intensywnej terapii do tworzenia własnych kontrolnych list obejmujących to, co powinno być wykonywane każdego dnia, poprawiło solidność opieki do tego stopnia, że w ciągu kilku tygodni, średnia długość pobytu pacjenta na oddziale intensywnej terapii zmniejszyła się o połowę.

Co sprawia, że lista kontrolna zadań do wykonania może być tak efektywna? Ich szczegółowość i szacowany czas realizacji określonych zadań.

4) Zwalcz odkładanie spraw na później
Stosuj intensywne nasilenie nakładu pracy na realizację zadania:
"... intensywny wysiłek roboczy, który jest po prostu krótkim okresem skoncentrowanego działania, w trakcie którego poświęcasz się wyłącznie pracy nad odłożonym zadaniem w bardzo krótkim okresie czasu, który być może nawet tak krótki, jak minuta."

Strach jest w dużej części odpowiedzialny za odkładanie zadania na później. Zadanie wydaje się straszne i przytłaczające. I pierwszym problemem, z którym trzeba się zmierzyć są: te właśnie odczucia.

Poprzez rozbicie problemu na mniejsze części - nawet śmiesznie małe, które wymagają od nas tylko 1 minuty nakładu pracy – i załatwienie tego jednego drobiazgu, udowadniasz sobie, że zadanie to wcale nie jest, nie do pokonania.

Najbardziej motywującą rzeczą na świecie jest postęp. Najdrobniejszy nawet postęp może zmotywować i nasilić pozytywne emocje, które pomogą zbudować pożądaną wydajność.

Choć brzmi to tak dobrze w teorii, to pomyślisz sobie zapewne: jakiż jest ten pierwszy krok i czy nie jest on strasznie bolesny? W przypadku każdego odłożonego na później zadania, pierwszą rzeczą, która trwa tylko minutę, jest po prostu spisanie czynności, jakie należy podjąć, aby zadanie to wykonać.

To powinno wystarczyć, aby zabić negatywne emocje, zbudować impet i przystąpić do realizacji zadania.

5) W jaki sposób rozładować stres
Tajemnica opierania się stresowi polega na poczuciu kontroli nad wykonywaną pracą:
Poprzez świadome działanie w trakcie pracy: wykorzystywanie strategii zwalczających rozpraszanie uwagi, odzyskiwanie koncentracji i inteligentnego działania w trakcie całego roboczego dnia:

Naukowcy wielokrotnie już stwierdzali, że przewaga czynnika kontrolującego procesy pracy nad czynnikami stresującymi wypiera występowanie stresu.

Rób rzeczy, które z wyprzedzeniem zwiększają twoją kontrolę nad określoną sytuacją. Według jednego z badań, techniki zarządzania stresem, które najlepiej się sprawdzają, to celowe planowanie zadań na konkretny dzień, co powoduje że stres jest minimalizowany.

Najlepszym sposobem na zmniejszenie stresu w pracy jest zdanie sobie sprawy z tego, czego się od ciebie oczekuje.
Sztuka nie martwienia się o problemy związane z pracą, kiedy już jesteśmy w domu, polega na tym, aby zbudować określony plan ich rozwiązania, zanim opuścicie biuro.

Większość rzeczy, które instynktownie robimy, aby pozbyć się stresu, nie działają.
Poprzez instynktowną siłę woli: Jak działa samokontrola, dlaczego jest ona ważna i co możesz zrobić, aby jak najwięcej na tym skorzystać:

Badanie APA przeprowadzone w sprawie sytuacji stresowych wykazało, że najczęściej stosowane strategie zostały ocenione jako wysoce nieskuteczne przez tych samych ludzi, którzy zgłosili ich stosowanie. Na przykład, tylko 16 procent ludzi, którzy jedzą, aby zmniejszyć stres stwierdziło, że to rzeczywiście im pomaga. Inne badanie wykazało, że kobiety najchętniej jedzą czekoladę, gdy odczuwają niepokój lub depresję, ale faktyczna zmiana nastroju, jaką odczuwają związana jest z narastającym poczuciem winy.

Co więc się wobec tego sprawdza?
Według Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego, najskuteczniejszymi strategiami zmniejszającymi stres są: uprawianie sportu, modlitwa lub udział w nabożeństwie religijnym, czytanie, słuchanie muzyki, spędzanie czasu z przyjaciółmi lub rodziną, masaż, spacer, medytacje i joga oraz zajmowanie się swoim kreatywnym hobby. (Najmniej skutecznymi metodami są natomiast: hazard, zakupy, palenie, picie, jedzenie, granie w gry wideo, surfowanie w Internecie i oglądanie telewizji lub filmów przez więcej niż dwie godziny.)

Eric Barker