Rozpoczynamy publikację cyklu artykułów, które
zawarte są w pozycji wydawanej przez magazyn organizatorów konferencji CONVENE
nazwanej Przewodnik po Gastronomii dla Organizatorów Konferencji.
Gastronomia jest zdecydowanie największą pozycją kosztową w budżetach
stowarzyszeń, przeznaczonych na organizację konferencji. Zgodnie z Corocznym
Raportem Rynku Konferencji, magazynu Convene, gastronomia stanowi 25,2 %
budżetów, niemal dwukrotnie przewyższając wydatki ogółem ponoszone na
marketing/promocję i około trzykrotnie kwotę przeznaczaną na sprzęt
audiowizualny.
(Dane te nie odzwierciedlają kosztu pokojów hotelowych, które są pokrywane,
indywidualnie przez poszczególnych delegatów) Nie włączając kosztu pokoi gościnnych,
które kształtują się bardzo różnie, wydatki na gastronomię w obiektach, w
których są organizowane spotkania oraz w okolicznych restauracjach, równają się
niemal 50 % pozostałych wydatków, ponoszonych przez delegatów.
Imponujące liczby. Ale gastronomia nie może być zredukowana tylko do liczb.
Równie ważne są dla niej maksymalizacja wartości poprzez rozsądne negocjacje,
stosowne gwarancje, uważne zarządzanie kosztami. Na gastronomię należy
spojrzeć, nie jak na pozycję w kosztach, ale jak na ‘doznanie’. Każda funkcja
konsumpcji, razem i z osobna... od najzwyklejszej przerwy na kawę do bankietu
na pożegnanie... staje się integralną częścią ‘doznania’ uczestnika
konferencji.
Staraliśmy się mieć na uwadze tę równowagę sporządzając plan dla tego pierwszego
Przewodnika po Gastronomii dla Organizatora Konferencji. Z pewnością
zawiera on mnóstwo porad praktycznych w zakresie radzenia sobie z rozmaitymi
aspektami budżetowania gastronomii czy negocjacji. Jest on jednak również
uczczeniem spożywania posiłków, kreatywności... i magii, która może się
wydarzyć, gdy połączymy oba te elementy, zamieszamy, podgotujemy i podamy ze
smakiem i elegancją.
Professional Convention Management Association pragnie podziękować swojemu
partnerowi, w publikacji tego specjalnego wydania, firmie Hyatt Hotels &
Resorts, znanej ze swojego zaangażowania w ‘doznaniach konsumpcyjnych”. Oprócz
zespołu gastronomii i obsługi koferencji w Hyatt Corporation, wydawcy magazynu
Convene chcieliby wyróżnić wkład wniesiony przez dziesiątki kierowników
gastronomii Hyatt z poszczególnych obiektów. Ich pomoc w tworzeniu tego wydania
był nieoceniona.
W końcu słowo o autorce. Trochę więcej niż 10 lat temu redaktor Carol
Białkowska opracowała po raz pierwszy dla przemysłu konferencji specjalne
wydanie „You Can Negotiate Anything”. Od tego czasu napisała masę publikacji
branżowych, była autorką książki, redaktorem naczelnym przewodnika po
restauracjach Zagat. Jak sama przyznaje uczęszczała również w mnóstwie zajęć z
gotowania! Jej pasja w temacie żywności przenika poprzez te strony i będzie
pojawiała się w nowym cyklu artykułów magazynu Convene.
Bon appétit!
Peter Shure
Redaktor Naczelny
Convene, The Journal of the Professional Convention Management Association
Sama cena a nie
ostateczny wynik finansowy z negocjacji odnośnie gastronomii
Jeżeli tak, jak wielu organizatorów spotkań, rozpoczynasz swoje negocjacje
dotyczące gastronomii, po sześciu miesiącach od chwili, kiedy wspólnie z szefem
gastronomii rozpocząłeś ustalanie menu, to jesteś już jeden krok do tyłu. Na
szczęście łatwo jest to opóźnienie nadgonić. Po prostu rozpocznij proces
negocjacji podczas pierwszych odwiedzin miejsca spotkania.
„Jednym z większych błędów popełnianych przez organizatorów spotkań jest
zlekceważenie sprawy gastronomii, kiedy zabierają się do wyszukiwania
odpowiedniego obiektu. Są tak zaaferowani znajdowaniem odpowiedniej przestrzeni
na spotkanie, że nawet o to nie pytają.” powiedziała Joan Eisenstodt, prezydent
Eisenstodt Associates z Waszyngtonu. „Jeżeli nie znasz na tym etapie
organizacji, cen artykułów konsumpcyjnych, możesz uzyskać fantastyczne stawki
za wynajęcie pokoi, ale możesz również boleśnie odczuć koszty gastronomii,
podatków i kosztów dodatkowych.”
Rick Mitrovich, dyrektor ds. zaopatrzenia i usług organizacji konferencji w
firmie Hyatt Agency Atlanta, zgadza się z tymi spostrzeżeniami „Większość
organizatorów spotkań nie spotyka się z pracownikami gastronomii w trakcie
wizyt sondażowych lub nawet przed podpisaniem kontraktu”- powiedział „Może i
rozmawiają z menedżerami sprzedaży, ale rzadko z osobami odpowiedzialnymi za
gastronomię. Nie mówię, że pracownicy sprzedaży nie potrafią odpowiedzieć na
ich pytania, ale jeżeli chcą się naprawdę dowiedzieć, co jesteśmy w stanie
zabezpieczyć, powinni porozmawiać z menedżerem gastronomii i szefem kuchni.
Nawet jeżeli taka rozmowa miałaby trwać 5 lub 10 minut.”
Mógłbyś rozpocząć od naszkicowania twojej listy priorytetów odnośnie
gastronomii. Chociaż „wszystko podlega negocjacjom”, według Mitrovicha ważne
jest ustalenie, co absolutnie musisz mieć, a bez czego możesz się obyć,
ponieważ są niewielkie szanse, abyś od razu otrzymał wszystko, czego sobie
życzysz. Tak więc rozważ, jak konieczny jest stek z polędwicy wołowej za
określoną cenę, organizowanie każdego dnia tematycznych przerw na kawę,
wynajęcie jednego kelnera na każdych 20 gości lub możliwość korzystania z
rozpoczętych butelek napojów alkoholowych na kolejnych przyjęciach.
Pamiętaj, że negocjacje nie mogą zakończyć się sukcesem, gdy któraś ze stron
nie będzie usatysfakcjonowana. „Nie możemy zakończyć negocjacji, gdy coś nie
wydaje się korzystne zarówno dla mnie jak i dla ciebie,” powiedział Mitrovich.
„Dla przykładu, nie mogę sprzedać ci butelki wina za 25$, jeżeli kosztowała
mnie 30$. Mogę jednakże zaoferować ci inną butelkę wina, która będzie dla
ciebie dostępna i jest odpowiedniej jakości. Kluczem do negocjacji jest
odrobina kompromisu, wykazywana przez każdą ze stron.”
Poniżej podaliśmy szereg wskazówek, w jaki sposób negocjować niektóre istotne
sprawy, włącznie z ceną, gwarancjami, obsługą i klauzulami rezygnacyjnymi.
Cena
Jeżeli dokonujesz rezerwacji z wyprzedzeniem pięcioletnim nie możesz spodziewać
się jednoczesnego rozpoczęcia negocjacji cenowych dotyczących gastronomii.
Możesz jednak oczekiwać określenia parametrów kosztowych przed podpisaniem
kontraktu w umówionym czasie. Niektóre stowarzyszenia odnosiły sukcesy w
negocjowaniu ulg w określonym procencie, w stosunku do wydrukowanych cen w
menu, obowiązujących na sześć miesięcy przed datą organizowanego spotkania.
Inną techniką negocjacji jest proponowanie takich samych cen, jakie były
zastosowane podczas ubiegłorocznego spotkania. Możesz także związać kontrakt z
menu bankietowymi i wynegocjować, że ceny nie mogą zwiększyć się ponad ściśle
określony procent, każdego roku.
Hotelarze zazwyczaj, nie lubią ustanawiania sztywnych cen w menu z
wyprzedzeniem sześciomiesięcznym. Jest jednak możliwość negocjacji z
wyprzedzeniem, nawet 12-miesięcznym, godząc się na procentowy pułap powyżej
aktualnego poziomu cen. Jeżeli okaże się, że ceny w międzyczasie spadły, możesz
się zabezpieczyć, zastrzegając, że w takim przypadku zapłacisz według
aktualnych niższych cen – kosztów bieżących lub kosztów przyszłych. „Życzenie
maksymalnego wzrostu cen nie jest odosobnione,” skomentował jeden z weteranów
organizacji spotkań, „i byłoby prawdopodobnie szeroko akceptowane przez
odpowiednią część biznesu”.
Podczas negocjacji ceny rozpocznij od zapoznania się z własnymi wymaganiami
dotyczącymi spotkania i bądź w tym względzie uczciwy, powiedziała Eisenstodt
„Nie udawaj, że chcesz zorganizować spotkanie z szampanem, jeżeli masz budżet
umożliwiający jedynie na zakup piwa.” „Jeżeli koszty są dla ciebie bardzo
ważne, nie rób błędu wybierając wydrukowane menu, a następnie próbować uzyskać
wybrane pozycje po zaniżonych cenach; menadżer gastronomii poda ci
prawdopodobnie tysiące powodów dlaczego nie może zadośćuczynić twojemu
pragnieniu. Zamiast takiego postępowania, podaj hotelowi przybliżoną kwotę
przeznaczoną na organizację spotkania i pozwól personelowi gastronomii na
stworzenie menu adekwatnego do twojego budżetu.”
„Powiedz hotelowi, ‘Oto mój budżet na gastronomię, a tu lista pozycji, które
chciałbym zamówić – taka liczba kontynentalnych śniadań, lunchów
czterodaniowych, przyjęć i kolacji”, powiedziała Eisenstodt. „Powiedz im jak
wielu ludzi oczekujesz na poszczególnych funkcjach oraz czy twój budżet zawiera
podatki i napiwki. Następnie pozwól im, aby „przespali się” z tymi danymi. To
naprawdę czyni różnicę, kiedy pytasz ich, co są w stanie dla ciebie zrobić, niż
gdy przychodzisz z gotowymi projektami i często są bardziej kreatywni od
zamieszczonych w menu pozycji.”
Częściej niż rzadziej, zrobisz tym sposobem lepszy interes. „Jeżeli masz coś na
myśli, czego poszukujesz i pozwolisz obsłudze hotelu na elastyczność w
tworzeniu tego, otrzymasz lepszy pakiet usług, niż gdybyś przyszedł do mnie i
powiedział, ‘chcę mieć filet mignon z krewetkami, sałatkę Cezara i chcę to mieć
w takiej cenie.’ powiedział Mitrovich. „Organizatorzy spotkań, często
koncentrują się na cenie pojedynczego posiłku, zamiast spojrzenia na całość
wyżywienia i napojów.”
Ważne jest również, abyś pamiętał, że im więcej będziesz chciał wykorzystać
funkcji hotelowych związanych z gastronomią, personel będzie prawdopodobnie bardziej
elastyczny, jeżeli chodzi o warunki cenowe. „Jeżeli skoncentrujemy się na
twojej grupie, nie musimy już szukać następnych kontrahentów, aby zapełnić
wolne moce. Tak więc musimy wydatkować dużo mniej energii z naszej strony, niż
gdybyś powiedział, że życzysz sobie tylko jednego obiadu na miejscu, a przez
resztę czasu uczestnicy konferencji będą się żywić we własnym zakresie.”
podkreślił Mitrovich.
I na koniec, spróbuj poprosić o coś, nawet jeżeli myślisz, że tego nie
dostaniesz. Na przykład poproś o jeden bezpłatny posiłek na każdych 50 lub 75
obsłużonych lub poproś o zorganizowanie bezpłatnego przyjęcia koktajlowego.
„Może nie zorganizują przyjęcia koktajlowego, ale być może zaproponują ci
przyjęcie z winem lub piwem” powiedziała Debra Dohnert, starszy organizator
konferencji z American Institute of Certified Public Accountants. „Zawsze proś.
W najgorszym przypadku powiedzą nie.”
Gwarancje i nadkomplety
Kusząca może być próba negocjowania 24-godzinnej gwarancji. Uczyni to twoją
pracę łatwiejszą. Jednakże przed spróbowaniem tej taktyki, wyobraź sobie, jaki
to może spowodować popłoch w działaniach poza kulisowych, w dniu poprzedzającym
zorganizowanie konsumpcji. Dział zaopatrzenia zamawia żywność, napoje i inne
dostawy na planowane wydarzenie; szef kuchni organizuje produkcję i ustawia
zmiany robocze; ustala się harmonogram pracy dla ekipy bankietowej; szef
zespołu bankietowego dokonuje rewizji głównego menu i menu zapasowego, pod
kątem zapewnienia obsługi kelnerskiej, obsługi koktajlowej i barmanów. Jak
wynika z powyższego, termin 24-godzinny jest zbyt krótki na zorganizowanie
imprezy.
„Jedynym wyjątkiem, kiedy hotel może dotrzymać obietnicy zorganizowania
spotkania w tak krótkim czasie, zdarza się wtedy, gdy klient zamawia
standardowe wyżywienie i napoje, które są serwowane w hotelowych restauracjach”
powiedziała Patti Shock, współautorka książki Hotel Catering: A Handbook for
Sales and Operations i profesor w szkole William F. Harrah College of Hotel
Administration na Uniwersytecie Nevada w Las Vegas. „Wszystko, co jest bardziej
złożone i unikalne, można zorganizować najszybciej w terminie 48-godzinnym.”
Karen Watson, dyrektor planowania kosztów z Twinsburga, zlokalizowanej w Ohio,
firmy Conferon, zgadza się z takim stwierdzeniem „Nigdy nie negocjujemy terminu
24-godzinnego, ponieważ zbytnio obciąża on pracę kuchni,” powiedziała.
„Uważamy, że jest to nieuczciwe w stosunku do hotelu, a ponadto nie można
zapewnić klientom odpowiedniej, wysokiej jakości obsługę. Obecnie jak się
wydaje, optymalnym terminem jest 48 godzin, ale niektóre organizacje skłaniają
się ku terminom 72-godzinnym, a czy wyrażą zgodę na termin 48 godzin zależy od
poszczególnych hoteli.”
Czego brakuje w twoim kontrakcie?
Kiedy czytasz umowę z hotelem, staraj się to robić z dwóch różnych perspektyw.
„Po pierwsze, zastanów się czego brakuje w kontrakcie, a następnie co trzeba
byłoby do jego treści dodać.” radzi David Lutz, wiceprezydent firmy Conferon z
Twinsburga w Ohio. Aby dać ci wyobrażenie, czego może brakować, a co trzeba do
niego dodać, prezentujemy poniżej listę typowych braków i dodatków do kontraktu
odnoszących się do części dotyczącej gastronomii.
1. Dla każdego miejsca siedzącego lub nakrycia konieczny jest co najmniej jeden
kelner na każdych 25 gości – przy śniadaniu i jeden kelner na 20 osób – przy
lunchu i kolacji. Dla każdego posiłku w bufecie przynajmniej jeden kelner na
każdych 40 gości – przy śniadaniu i jeden na każdych 30 – przy lunchu i
kolacji. Za uzgodnienie takich proporcji obsługi nie pobiera się dodatkowych
opłat.
2. Na wszystkich stanowiskach, gdzie serwuje się alkohol, musi być zapewniony
jeden barman na każdych 75 gości w barze serwującym drinki opłacone przez
gospodarza i jeden barman na każdych 100 gości, w barach serwujących drinki za
gotówkę. I tutaj nie ma również dodatkowych opłat za obsługę i barmana. Barmani
nie będą podawali napojów alkoholowych dla osób w stanie wskazującym na
nadmierne spożycie alkoholu lub osobom niepełnoletnim. Hotel będzie
przestrzegał wszystkich przepisów prawnych regulujących sprzedaż i podawanie
napojów alkoholowych.
3. Ceny potraw z menu będą zagwarantowane na sześć miesięcy przed przybyciem
grupy do hotelu. Gwarancje na wykonywanie wszelkich czynności związanych z
obsługą gastronomii udzielane są na 48 godzin przed ich rozpoczęciem. Hotel
zgadza się na zorganizowanie i przygotowanie konferencji z 5-procentowym
naddatkiem na każdą gwarancję.
4. Hotel dostarczy arkusze z inwentarza z wyszczególnieniem wszystkich płatnych
napojów przed organizacją spotkania. Klient dostarczy trunków najwyższej
jakości i dokona otwarcia i zamknięcia spisu inwentarza.
5. Grupa będzie miała opcję dokonywania zakupu trunków na bazie „za butelkę”
lub na bazie „za drinka”. Jeżeli trunki sprzedawane są na bazie „za butelkę”,
rozpoczęte butelki mogą być przekazywane na organizowane, w późniejszych
terminach, przyjęcia.
6. Nie będzie żadnych dodatkowych opłat za wykonywanie jakichkolwiek czynności
związanych z zapewnieniem obsługi gastronomicznej w czasie spotkania.
7. Jeżeli główna część czynności związanych z obsługą konsumpcyjną spotkania
będzie odwołana w przeciągu 2 miesięcy przed przybyciem grupy, grupa zapłaci
hotelowi odpowiednią kwotę równą utraconym przez hotel, zyskom za każdą z tych
czynności. (Opłata ta wynika z likwidacji zamówienia, nie jest więc opłatą
karną). Jeżeli hotel jest w stanie zastąpić odwołane czynności lub jeżeli
czynności związane z obsługą konsumpcyjną zostaną dodane do harmonogramu
spotkania, uzyskany z tego tytułu dochód pomniejszy kwotę pobraną przez hotel za
utracone zyski, spowodowane likwidacją, o której mowa wyżej.
• Jeżeli obsługa głównej części w gastronomii zostanie zredukowana w terminie 2
miesięcy przed przybyciem grupy, do poziomu poniżej 75 % wynikającego z ustaleń
kontraktowych, grupa zapłaci hotelowi kwotę równą utraconym zyskom, za każdą
stratę poniżej 75 % (Kwota ta jest wynikiem utraconych zysków, nie jest opłatą
karną). Jeżeli funkcja gastronomii zostanie dodana w związku z organizowanym
spotkaniem, osiągnięty z tego tytuły zysk pomniejszy kwotę opłaty dla hotelu za
utracone zyski, o których mowa wyżej.
• Jak wynika z tego warunku, „zysk” jest określony na 30 do 35 procent z
przewidywanego dochodu z gastronomii. Jakkolwiek strony uzgadniają między sobą,
że utracony zysk nie może przekraczać 5$ na osobę za śniadanie, 7$ na osobę za
lunch, 12$ na osobę za kolację i 8$ na osobę za przyjęcie.
8. Hotel dostarczy grupie zbiorcze dane statystyczne dotyczące, wygenerowanych
przez zorganizowanie spotkania, dochodów uzyskanych przez hotel. Dane te będą
zawierały wszystkie wykonane czynności, w związku z zorganizowanym spotkaniem,
apartamenty, indywidualną obsługę pokojową i spotkania biznesowe w
restauracjach i barach hotelowych. Informacje te będą dostarczone w terminie do
30 dni po opuszczeniu hotelu przez grupę. Ważną rzeczą jest uwaga, że hotelarze
nie zawsze zgadzają się na te wszystkie zmiany i dodatki. Zazwyczaj starają się
zmienić termin bezkosztowego anulowania zamówienia z dwóch na cztery lub sześć
miesięcy, zawyżają kwoty kalkulacji utraconych zysków i obniżają dopuszczalność
odwołania poziomu obsługi do 20 %. Niezależnie od tego wszystkiego, dodatki te
spełniają swoje zadanie „Stanowią punkt startowy do rozpoczęcia negocjacji,”
powiedział Lutz.
Pięć lat temu, nadkomplety kształtowały się w granicach od 5 do 10 procent.
Obecnie standardem jest 5 procent. Przy grupach przekraczających 1.000 osób,
hotel szacuje ilość dodatkowych miejsc na 50. Zanim zaczniesz negocjować
dopuszczalny wyższy wskaźnik procentowy, weź pod uwagę punkt widzenia hotelu na
tę sprawę. Jeżeli gwarantujesz obsługę na 500 osób i ustalony nadkomplet wynosi
5 %, hotel musi być w gotowości do dodatkowej obsługi dla 25 osób, zamówić
dodatkowe artykuły spożywcze, ustalić dodatkowe harmonogramy dla osób
obsługujących. W przypadku, gdy na spotkaniu zjawi się 510 osób, hotel
pozostaje z niewykorzystanymi zapasami i siłą roboczą dla 15 osób.
„Jest to trudna rozgrywka, ponieważ możesz wydać dużo pieniędzy na artykuły
spożywcze i opłacenie pracy, które nie będą w ogóle wykorzystane,” powiedział
Mitrovich. Dodał on jednak, że możliwe są negocjacje ustalające wyższy procent
nadkompletów, w zależności od rodzaju menu i stylu obsługi. „Możemy pójść nawet
na 10 %, przy każdym śniadaniu bufetowym lub kontynentalnym. Kiedy jednak
posiłki są bardziej specyficzne i zamawiamy artykuły, których na co dzień nie
mamy w zapasach, bardzo trudno jest być w takim wypadku elastycznym.”
Pamiętaj, że nadkomplet zwykle odnosi się do przygotowania dodatkowych stolików
i krzeseł. Nie oznacza to, że hotel będzie przygotowany na obsługę
gastronomiczną dodatkowych osób, które mogą się pojawić. „To co zwykle się
zdarza, to fakt, że jeżeli masz gwarancje na 20 osób, kuchnia przygotowuje 22
posiłki. Ale obecnie, hotele starają się nie przygotowywać zbyt dużej ilości
dodatkowych posiłków” zauważyła Watson. „Kiedy już posiłek jest na talerzu, nie
da się z tym zrobić czegokolwiek innego.” ( Jednakże jeżeli potrawa nie będzie
wcześniej przygotowana, hotel mógłby ewentualnie wykorzystać jej składniki w
barze pracowniczym barze lub w jednej z restauracji)
Tak więc, jeżeli nie umieścicie w kontrakcie stosownych zapisów, aby hotel
przygotował nie tylko dodatkowe miejsca, ale był również przygotowany do
serwowania posiłków, niektórzy twoi goście mogą przez jakiś czas oczekiwać na
posiłek. „Niestety, ludzie mają skłonność do omijania warunków gwarancji, więc
jest to inteligentne posunięcie ze strony hoteli. Staramy się jednak wymuszać
na naszych klientach dotrzymywanie gwarancji, ponieważ dobrze znamy naszych
klientów,” powiedziała Watson. „Dlatego mamy takie zapisy w kontraktach.
Niestety menedżer bankietowy i personel kuchni nie mają wglądu do kontraktu, a
więc ciągle jeszcze trzeba przypominać pracownikom obiektu, że muszą być
całkowicie przygotowani do serwowania posiłków.”
Wskaźniki obsługi
Koszty płac mogą osiągać poziom jednej trzeciej, lub więcej, ogólnej ceny
posiłku. W związku z tym, niektóre hotele redukują ilość osób obsługujących
spotkania grupowe. Tak więc pamiętaj, aby wynegocjować właściwe proporcje
obsługi i wyartykułować je w swoim kontrakcie. Na miejsce lub nakrycie,
powinien być przypisany co najmniej jeden kelner na 25 gości przy śniadaniu i
jeden na 20 gości przy lunchu i kolacji. Dla każdego posiłku bufetowego,
preferowane proporcje wynoszą odpowiednio – 40 i 30 osób. Ważne jest również,
aby wyraźnie wyspecyfikować, że za tę usługę lub koszty pracy, związane z
odpowiednimi proporcjami nie będą pobierane żadne dodatkowe opłaty.
Klauzule rezygnacyjne
Klauzule rezygnacyjne stosuje się od wielu lat. Nie były one traktowane
poważnie – zarówno przez hotelarzy jak i organizatorów spotkań – aż do
niedawna. Podczas gdy na pewno nie czujesz się zbyt komfortowo, gdy jesteś
prawnie zobowiązany do wydania określonej kwoty pieniędzy na gastronomię, to
tak naprawdę nie różni się to od prawnego zobowiązania do wynajęcia określonej
liczby pokoi. Pomaga to natomiast poczuć ci się uczciwym – zarówno w stosunku
do siebie jak i do hotelu.
Sposoby na oszczędność
W tych przypadkach, kiedy naprawdę potrzebujesz zacisnąć pasa, zastosuj niżej
przedstawione rady:
• Korzystaj z kuchni kulturowych. Inspirowane etnicznie przepisy
kulinarne oferują wspaniałą okazję serwowania niedrogich potraw takich, jak
fasola z ryżem, makaron, taco (rodzaj tortilli) itp.
• Stosuj zamienniki w menu. Przykładowo podawanie sznycli drobiowych
zamiast sznycli cielęcych może zaoszczędzić masę pieniędzy,
• Modyfikuj przepisy. Jeżeli chciałbyś podać stek z polędwicy wołowej,
ale nie masz na to budżetu, poproś szefa kuchni, aby przygotował je z mniej
drogiej części tuszy wołowej
• Eliminuj dania. Podaj samą sałatkę zamiast zupy i sałatki
• Zakupuj pozycje o wydłużonej trwałości, jak kasze, zapiekane płatki
śniadaniowe z owocami, jako składniki bazowe do przygotowywanych potraw.
„Klauzula zobowiązująca do wywiązywania się z kontraktu, jest skuteczna w tym
sensie, że zmusza organizatorów spotkań do bliskiego przyjrzenia się swoim
zobowiązaniom. Powoduje, że zaczynają myśleć, kiedy coś podpisują,” powiedziała
Watson. „Dlatego też, jeżeli obiecujesz zamówienie obsługi gastronomicznej w
hotelu, lepiej się z tego wywiąż.”
Jeżeli nie możesz się wykręcić od klauzuli zobowiązującej do wywiązania się z
ustaleń kontraktu, lepiej zacznij negocjować warunki takiej klauzuli. Zazwyczaj
hotelarz zwraca uwagę na typ i rozmiar czynności związanych z obsługą
konsumpcyjną na spotkaniu, wycenia każdą z nich, sumuje liczby, a następnie
mnoży uzyskany rezultat przez 80 procent, aby ustalić możliwe odchylenie.
Końcowy wynik staje się kwotą minimum, jaką zobowiązujesz się wydać na
gastronomię.
„Jeżeli hotel wymaga, abyś zagwarantował 150.000 $, a zwykle wydajesz 200.000$
to jesteś w komfortowej pozycji. Jeżeli jednak, zwykle wydajesz 50.000$ to
jesteś w kropce,” powiedział John Foster, wspólnik w firmie prawniczej Foster,
Jensen & Gulley LLC z Atlanty. „Musisz być pewien, że to minimum leży w
zakresie twoich możliwości”.
Jednocześnie, nie jest w twoim najlepiej pojętym interesie, negocjowanie
nierealistycznie niskiego minimum. „Jeżeli przekombinujesz i powiesz, że chcesz
zorganizować lunch na 150 osób, a spodziewasz się uczestnictwa 300, hotel
zarezerwuje miejsca jedynie dla 150 i nie będziesz miał przestrzeni dla
wszystkich,” wskazała Eisenstodt. „Ostatecznie wszystko skupi się na tobie”.
Na określonego typu klauzule możesz zgadzać się, jeżeli rezerwujesz usługi
powiedzmy, z rocznym wyprzedzeniem. Jeżeli jednak dokonujesz rezerwacji z
wyprzedzeniem kilkuletnim, potrzebowałbyś niewątpliwie, większego marginesu
błędu. „Organizatorzy spotkań dla stowarzyszeń nie wiedzą, ile wydadzą na
gastronomię, z pięcioletnim wyprzedzeniem. Wielkość spotkania może ulec
znaczącym zmianom. Nie dysponują kryształową kulą, ale potrzebują „marginesu
bezpieczeństwa”, ponieważ nie jest to nauka ścisła,” powiedział Foster.
Często „margines bezpieczeństwa” zostaje zachowany w postaci okresowych rewizji
danych. Zamiast uzgodnienia, co do konkretnej kwoty w dolarach przeznaczonej na
gastronomię, zaproponuj coroczną rewizję kontraktu, po twoim dorocznym
meetingu. W takim czasie przyjrzysz się historii twoich wydatków na gastronomię
i dostosujesz oryginalne szacunki hotelu, bez żadnego zobowiązania.
Podczas ostatniej rewizji danych, z wyprzedzeniem od dwóch miesięcy do roku,
wspólnie z hotelarzem uzgodnicie projektowane szacunki dochodów z konsumpcji,
na bazie określonej z góry formuły umieszczonej w kontrakcie. ( zobacz artykuł
uzupełniający ). W zależności od terminu, w którym dokonuje się ostatecznej
rewizji danych, powinieneś wynegocjować od 5 do 20 procentowego odchylenia od
ustalonych wspólnie kwot. „Im bliższy termin do realizacji kontraktu, tym
mniejsza możliwość odchyleń od przyjętych zobowiązań,” spointował Foster.
Większość hoteli wyraża zgodę na takie warunki, Mitrovich powiedział: „Jeżeli
jest to roczne lub dwuletnie wyprzedzenie i sądzisz, że liczby nie są adekwatne
do proponowanego zamówienia, daj nam znać, abyśmy mogli zająć się ich
aktualizacją” powiedział. „Jeżeli jakieś czynności powinny być anulowane,
anuluj je, a ja postaram się sprzedać przestrzeń hotelową innemu kontrahentowi.
Nie czekaj do 72 godzin przed imprezą, aby zakomunikować zmiany w uzgodnionym
rozmiarze.”
Równie ważne jest uświadomienie sobie, że jakiekolwiek zawinione przez ciebie
odszkodowania spowodowane są utraconym zyskiem, nie utraconymi dochodami.
„Jeżeli odwołam bankiet warty 10.000$ z miesięcznym wyprzedzeniem, to hotel nie
traci tych 10.000$ ponieważ nie zakupiono jeszcze żywności i nie sporządzono
harmonogramów dla personelu. Hotel może stracić od 3.000$ do 4.000$” zauważył
Foster, wskazując że średnia marża zysku z gastronomii wynosi od 30 do 40
procent, a średnia marża zysku wyłącznie z napojów to zwykle 80 do 85 procent.
Kontrakt powinien również zawierać klauzulę stanowiącą, że hotel podejmie
działania zmierzające do sprzedaży każdego zamówienia, anulowanego przez ciebie
i pomniejszy twoje zobowiązanie do pokrycia strat z tytułu utraconego zysku, o
jego wartość, wynikającą z tej sprzedaży. „Lokalne usługi konsumpcyjne takie,
jak przyjęcia weselne, lunche klubowe czy obchody ‘bar mitzwa’, są zwykle rezerwowane
z krótszym wyprzedzeniem, niż duże spotkania,” powiedział Foster. „Hotel nie
może być wynagradzany dwukrotnie za tę samą rzecz.”
Jeżeli jednak w dalszym ciągu jesteś winien hotelowi jakieś pieniądze,
niezależnie od wysiłków podejmowanych przez obie strony, nie wypisuj tak od
razu czeku. „Jeżeli uczestnictwo w spotkaniu było zaniżone i zalegasz 10.000$,
możesz zamówić dodatkowe czynności lub je zmodyfikować – zrobić coś, z
korzyścią dla członków,” powiedział Tom Toomey, dyrektor gastronomii i obsługi
konferencji w Hyatt Regency San Francisco Airport w Burlingame. „Dlaczego nie
uzyskać czegoś więcej za swoje pieniądze?”
Pozycje różne
Nie zakładaj, że pozycje różne takie jak: rekwizyty, świece, stolikowe elementy
dekoracyjne, rzeźby lodowe, porcelana, obrusy, lustra i dekoracyjne zasłonki są
wliczone w cenę obsługi gastronomicznej, którą wynegocjowałeś. Musisz o to
zapytać. Na bazie wartości organizacji twojego spotkania możesz negocjować
upusty na takich dodatkach. Upewnij się, że jest to uregulowane w kontrakcie.
Pamiętaj, jeżeli nie masz tego zagwarantowanego na piśmie, możesz tego w ogóle
nie uzyskać.
© Copyright 2006 www.pcma.org
Przedruk i tłumaczenie za zgodą Convene - magazynu wydawanego przez
Professional Convention Management Association.
|
