W trakcie planowania konferencji, gdzie każdy
dolar jest pieczołowicie liczony, mógłbyś zakładać, że nie będziesz w stanie
zapewnić uczestnikom nic innego niż kawę, herbatę czy lekkich drinków w czasie
porannych i popołudniowych przerw. Jednak nawet najbardziej oszczędne budżetowo
organizacje mogą pozwolić sobie na zaoferowanie uczestnikom bogatszej oferty
konsumpcyjnej. Wszystko, co jest do tego potrzebne, to pomysłowość.
Na początek zapytaj hotelowego menedżera ds. usług konferencyjnych, czy hotel
nie posiada jakichś rekwizytów, z których mógłbyś bezpłatnie skorzystać przy
organizowaniu tematycznej przerwy - radzi Debra Dohnert, starszy organizator
konferencji w American Institute of Certified Public Accountants „Organizowanie
przerw tematycznych nie musi wiązać się z dodatkowymi kosztami” twierdzi.
„Serwowałam chipsy z sosem salsa – bardzo tania opcja – w czasie popołudniowych
przerw w Phoenix.”
Prażona kukurydza to jeszcze jedna tania pozycja, wokół której możesz zbudować
tematyczną propozycję. Wszystko, czego potrzebujesz, to kilka wózków świeżo
prażonej kukurydzy w woreczkach lub pudełkach, kilka sztandarów i flag oraz
pracowników obsługi w ubiorze do baseballa kolportujących swoje towary, aby
utworzyć boisko do baseballa jako temat na przerwy podczas konferencji.
„Popcorn to fantastyczna popołudniowa przekąska: Nie jest ciężka, pachnie
wspaniale, ludzie ją uwielbiają i jest nieprzyzwoicie tania” powiedziała Dana
Durand, dyrektor usług konferencyjnych i cateringu w Hyatt Regency Monterey.
W Hyatt Regency Long Beach zwykły artykuł, taki jak miękkie precelki, stał się
„Precelkowym Szaleństwem” w rękach kreatywnego zespołu gastronomii. W skład
tego szaleństwa wchodzi szereg różnych maczanych sosów takich jak czekoladowy,
marinara, musztardowy i z sera cheddar.
Tylko za dolara więcej na osobę od standardowego kosztu przeznaczanego na
organizację przerw, Hyatt Regency Long Beach oferuje „Zdrową Głowę” składającą
się z asortymentu świeżych soków takich jak marchewkowy czy pomidorowy, tabliczki
Power, tabliczki Balance, zapiekane płatki śniadaniowe z owocami, jogurt i całą
gamę różnorakich suszonych owoców.
Aby wprowadzić element dziecięcy u twoich przepracowanych uczestników
konferencji, ustanów tzw. przerwę po zajęciach szkoleniowych z chłodnym
mlekiem, różnego rodzaju słodyczami i ciasteczkami oraz innego rodzaju
dziecięcymi przysmakami.
Nostalgia za dzieciństwem okazuje się być popularnym motywem tematycznym w
Hyatt Regency Long Beach, na bazie którego personel cateringu wykreował kilkanaście
dziecięco zorientowanych przerw tematycznych włącznie z „Dr. Seussem”,
„Ciekawskim Jurkiem”, „Monopoly” i „Czy Masz Mleko?”. Przerwy „Ciekawski Jurek”
proponują banany w polewie czekoladowej, świeżo upieczone ciasteczka,
czekoladki orzechowe, cukierki oraz lody Ben & Jerry`s Chunky Monkey. „Czy
Masz Mleko?” proponuje świeżo pieczone ciasteczka i czekoladki orzechowe,
tabliczki Milky Way i Milk Duds ułożone na tkaninie we wzorki Holstein,
przykryte polem zielonej trawy. Oferta napojów obejmuje oczywiście normalne i
czekoladowe mleko.
„Pragniemy uciec od wszystkiego tego, co widzimy zazwyczaj – pokryte obrusami
stoliki, termosy z kawą i wazy – i chcielibyśmy uczynić przerwy bardziej
ekscytującymi” powiedziała Roseanne Doss, dyrektor działu gastronomii w Hyatt
Regency Long Beach. „Ludzie doceniają rzeczy, które są odmienne. Najważniejsza
jest prezentacja.” Hyatt Regency Atlanta bez wątpienia popiera tę filozofię.
Jedną z ich najbardziej popularnych przerw tematycznych jest „Cytrusowa
Sztuka”, dla której cytrynowe ciasteczka, tabliczki, czekoladki, cytrynowe wody
smakowe i mineralne są ustawione na styropianowych plasterkach cytryny, w
wysokich cylindrach wypełnionych owocami cytrusowymi, w kolorowych miskach i
drucianych koszykach. „To naprawdę pobudza ludzi w czasie popołudnia”,
powiedział Domenick Buffone, dyrektor działu gastronomii w Hyatt Regency
Atlanta, zauważając że koszt przerwy kształtuje się w granicach od 5 do 6 dol
więcej na osobę od przerwy standardowej (Uwaga: Pozycje na organizację przerwy
mogą być często zakupywane na osobę).
Pamiętaj jednak, że istnieją jednak łatwe sposoby na wzbogacenie standardowych
przerw bez konieczności wydatkowania dodatkowych dolarów. „Dziewięćdziesiąt
pięć procent naszych klientów stowarzyszeniowych ma bardzo niepokaźne budżety
na organizację przerw, tak więc prosimy o produkty, które pozostają z
hotelowych śniadań typu kontynentalnego, w celu ich wykorzystania na przerwy”
zauważa Karen Watson, dyrektor planowania księgowego w firmie Conferon.
Podobnie również możesz serwować desery pozostałe z lunchu, w czasie przerw
popołudniowych.
Wielu spośród organizatorów konferencji oszczędzających na kosztach stosowało
tę strategię przez długie lata – wykorzystaj jogurt ze śniadania
kontynentalnego na przerwę poranną lub skorzystaj z deseru pozostałego z
lunchu, na przerwie popołudniowej. Jeżeli jednak na to się decydujesz, powiedz
o tym swoim uczestnikom. „Jeżeli im nie powiesz, że deser będzie serwowany na
popołudniowej przerwie, to zaczną się zastanawiać gdzie on się podział”
wskazała Dohnert.
Jak dużo powinieneś
zamawiać?
Jak korzystać z tego zestawienia: Zlokalizuj
udział procentowy charakteryzujący twoją grupę i przemnóż tę wielkość
procentową przez ilość uczestników ogółem. Następnie podziel uzyskany rezultat
przez 20 (sześciouncjowe filiżanki na galon – przyp. red. ok. 4 l), aby określić ilość
wymaganych galonów. Zaokrąglaj każdy rozpoczęty galon w górę, do następnej
najwyższej połówki galonu. Przykładowo, na poranną przerwę w konferencji, w
której bierze udział 500 uczestników, głównie mężczyzn, wzór powinien być
skalkulowany w następujący sposób:
Kawa zwykła = 500 x 60% = 300 filiżanek = 15 galonów (60 l)
Kawa bezkofeinowa = 500 x 20% = 100 filiżanek = 5 galonów (20 l)
Herbata = 500 x 10% = 50 filiżanek = 2,5 galona (10 l)
Woda mineralna = 500 x 25% = 125 wód
Źródło: Conferon
Jeżeli chodzi o napoje, wiele organizacji oferuje normalnie większy ich wybór,
niż tylko kawę, herbatę i lekkie drinki. Woda źródlana, naturalna gazowana woda
mineralna, herbata lodowa, poncz owocowy i lemoniada, to popularne pozycje,
zarówno dla przerw porannych, jak i popołudniowych. „Zaproponowałam herbatę
lodową i smakową herbatę lodową – malinową lub z owoców passiflory – i ludzie
byli zachwyceni, ponieważ było to coś innego” zauważyła Dohnert. „Jest to
również dużo tańsze od wody mineralnej. Możesz zapłacić 3.75$ na osobę za
przerwę z wodą mineralną, podczas gdy galon herbaty lodowej lub kawy kosztuje
tylko około 40$.
Kawa żyje swoim własnym życiem w ostatnich latach, kiedy hotele zaczęły
serwować najrozmaitsze napoje Starbucksa i instalując przenośne maszyny
sprzedające cappuccino, na obszarze organizowanych imprez. Hyatt Regency Scottsdale
wykreował nawet przerwę pod nazwą „Fasola i Herbatniki”
„Otworzyliśmy ostatnio bar dla smakoszy kawy, a szef kuchni hotelowej robi pięć
różnych rodzajów herbatników, tak więc mamy jeszcze jedną opcję do zaoferowania
naszym klientom” mówi Peter Rice, dyrektor działu gastronomii w Hyatt Regency
Scottsdale. „Stanowi to o ekskluzywności imprezy, a organizator konferencji
uchodzi za osobą zorientowaną wśród najnowszych i najmodniejszych trendów.”
Doss przewiduje, że te trendy pewnego dnia staną się standardami przemysłu.
„Wiele rzeczy, które można dziś zaobserwować w przemyśle, było zupełnie
nieznanych 10 lat temu” powiedziała. „Dziesięć lat temu nie było kawy
Starbucksa w czasie przerw, a teraz staje się to już standardem. I jest to
sytuacja korzystna dla obu stron, ponieważ dla każdego sytuacja ta wygląda
dobrze.
Wszystko zależy od
ustawienia
W zależności od tego, w jaki sposób ustawisz swoje stanowiska z napojami,
poranne i popołudniowe przerwy mogą wypaść jak praca dobrze naoliwionej maszyny
lub przypominać korki w ruchu ulicznym, w godzinach szczytu. Aby się upewnić,
że twoje przerwy będą funkcjonować tak sprawnie, jak tylko to jest możliwe,
Conferon – firma zajmująca się organizowaniem konferencji, z siedzibą w
Twinsburg w stanie Ohio, proponuje korzystanie z poniższego zestawu reguł:
• zorganizuj stanowiska z napojami dla każdych 75 do 100 gości,
• rozciągnij i ustaw stanowiska z dala od drzwi sal konferencyjnych, tak by
możliwość zablokowania płynności ruchu była ograniczona do minimum,
• otwórz w pierwszej kolejności stanowiska usytuowane najdalej od wejść do sal
konferencyjnych,
• oddziel stanowiska z lekkimi napojami od stanowisk z kawą,
• zorganizuj stanowiska z kawą przeznaczone do szybkiej obsługi, ustawiając
filiżanki z kawą najbliżej wejścia, a następnie z normalną kawą, kawą
bezkofeinową, herbatą ekspresową w torebkach i z gorącą wodą na herbatę
(upewnij się aby wyraźnie oznaczyć każdy gorący napój). Dla dużych grup,
śmietanka, cukier, sztuczne słodziki, łyżeczki i pojemniczki na zużyte torebki
z herbatą powinny być umieszczone na osobnym, mniejszym stoliku, w odległości
około 4 stóp
od każdego stanowiska z kawą.
• Dla punktu serwującego lekkie napoje ustaw szklanki na końcu stolika,
najbliżej drzwi wejściowych na salę konferencyjną, najbliżej wejścia do sali
konferencyjnej, w następnej kolejności: lód (z przynajmniej jedną łopatką),
lekkie napoje i pojemnik bądź przestrzeń na puszki lub butelki. Dobrym pomysłem
jest również magazynowanie dodatkowych lekkich napoi.
Źródło: Conferon
© Copyright 2006 www.pcma.org
Przedruk i tłumaczenie za zgodą Convene - magazynu wydawanego przez
Professional Convention Management Association.
|
