Korporacja Benchmark Hospitality International, zarządzająca 31 kurortami, hotelami, condominiami i centrami konferencyjnymi na terenie Stanów Zjednoczonych i Azji – zdobywcami wielu nagród, ogłosiła swoją doroczną listę „Dziesięciu czołowych trendów konferencyjnych”, zaobserwowanych przez jej obiekty.
1. Gościnność w czasie rzeczywistym
Bardziej, niż kiedykolwiek wcześniej, doświadczenie związane z gościnnością zaczyna się od adresu strony internetowej.
To, co jest niezbędne: aktualna (co do minuty), bieżąca informacja, olśniewające fotografie i grafika, mechanizmy wysyłania zapytania i natychmiastowych odpowiedzi oraz łatwość otwierania i nawigacji. Szansa dostosowania pobytu hotelowego do indywidualnych potrzeb przy pomocy internetu umożliwia gościom tworzenie swoich własnych unikalnych doznań.
Czy to dla gościa biznesowego, czy dla gościa wakacyjnego, strona internetowa obiektu hotelarskiego jest jego przepustką do sukcesu i zysku.
2. Komputer kieszonkowy - BlackBerry
Samo słowo wywołuje takie przyjemne skojarzenia. Jednakże inaczej rzecz się ma niestety na konferencjach, jako że coraz więcej firm zabrania posługiwania się tym inteligentnym narzędziem komunikacyjnym w salach konferencyjnych i odradza używania ich w centrach konferencyjnych.
Konferencje organizuje się po to, aby umożliwić kontakty międzyludzkie – dla wspólnego zbierania się i dyskutowania. Email, BlackBerry i inne osobiste urządzenia cyfrowe najlepiej wykrywać w drzwiach wejściowych – lub ewentualnie w pokoju gościnnym.
3. Klienci zabierają głos
Stare porzekadło, że klient jest królem, nigdy nie było tak aktualne, jak obecnie! Dzisiejsi klienci mają rozległe możliwości wyrażania swoich pochwał lub dawać upust swoim frustracjom.
Obiekty hotelarskie nigdy wcześniej nie były narażone na takie ryzyko. Popularne strony internetowe i blogi oferują wygodne fora dyskusyjne dla czytelników, zajmujące się tym, co klienci lubią, a czego nie, jak byli obsługiwani i czego woleliby raczej uniknąć. Mogą teraz poinformować cały świat o swoich preferencjach poprzez proste kliknięcie przycisku 'enter' na swoim komputerze!
4. Ostro pracuj, ostro odpoczywaj: budżety konferencyjne mają się dobrze
Budżety konferencyjne na 2007 rok są stabilne, jakkolwiek wzrastające zasoby wewnątrz tych budżetów, kierowane są na imprezy integracyjne i wykorzystanie czasu wolnego, jak na przykład popołudnie z golfem czy zabieg w ośrodku spa. Osoby ciężko pracujące, odpoczywają według ostrych scenariuszy.
W miarę jak firmy wymagają coraz więcej od swoich pracowników i od doświadczeń zdobytych podczas konferencji, uznają również potrzebę zrównoważenia tych stresów poprzez np. partyjkę golfa lub relaksu na stole do masażu.
5. Znacząca rola pakietowania
Klienci dostrzegają opłacalność pakietów konferencyjnych i na rynkach w całym kraju reagują na nie entuzjastycznie – ponieważ nie zdarzają się po-realizacyjne zaskakujące niespodzianki cenowe.
Benchmark podjął się zapewnienia Kompletnego Pakietu Konferencyjnego, obejmującego Konferencyjny Plan Benchmark'a. Dlaczego? Dlatego, że zapewnia spójne i trwałe doświadczenia na zróżnicowanych rynkach, w różnego rodzaju obiektach.
Tak, jak to się dzieje w świecie podróży, klienci reagują pozytywnie na pakiety typu „wszystko w jednej cenie”, którym ufają i mogą z łatwością dostosowywać do nich swoje budżety.
6. Szybkie tempo rezerwacji, stabilne konferencje, krótkie terminy
Tempo spełnia oczekiwania, wielkość konferencji utrzymuje się na swoim poziomie, ale Internet znacznie przyspiesza rezerwacje last-minute.
Zdolność organizatorów do zabezpieczenia wymaganej przestrzeni konferencyjnej szybko i z łatwością, powiązana z potrzebą pozostawania szczególnie elastycznym w swojej organizacji, powoduje to, że przyjmuje się rezerwacje na organizacje konferencji z zaledwie 11-godzinnym wyprzedzeniem, ku wielkiemu utrapieniu hotelarzy, którzy muszą się zmierzyć z właściwymi wielkościami zamówień i zabezpieczeniem odpowiedniej ilości personelu.
7. Oni wracają!
Farmaceuci, finansiści, ubezpieczeniowcy i pracownicy sektora wysokich technologii powrócili, a w każdym razie wróciły ich konferencje. Wszyscy wiemy, z jakimi wyzwaniami musiały się zmagać te przemysły w przeciągu ostatnich kilku lat. Obecnie to się zmieniło i znowu zwołują swoje konferencje, planując rozwój swoich gałęzi przemysłu, dodając energii swoim zespołom zarządzającym i przygotowując się do uruchomienia nowych produktów.
Przemysł konferencyjny wita was ponownie!
8. Zbyt wielu kucharzy w kuchni to dobra rzecz!
Kulinarny teambuilding jest na topie i wiele firm z całego kraju życzy sobie włączenia tego programu do konferencji. Dlaczego? To zespołowe gotowanie jest pyszną zabawą, gdzie prawie każdy może wykorzystać swoje doświadczenia kulinarne a z wyjątkiem grupy składającej się całkowicie z szefów kuchni, wszyscy mają równe szanse, niezależnie od tego czy jesteś pracownikiem korporacji, czy jesteś odpowiedzialny za show.
Rezultatem jest pełniejsze i rozsądniejsze zrozumienie dynamicznej siły zespołu i wyzwań przed nim stojących oraz w jaki sposób sobie z nimi poradzić, aby być bardziej skutecznym. Zaobserwuj, kto wyłoni się jako szef grupy – lider zespołu. Może być to ktoś zupełnie nieoczekiwany!
A najlepsze z tego jest to, że całe doświadczenie jest przypieczętowane wspólnym obiadem. To dopiero sposób na zbudowanie zespołu!
9. Twierdzisz więc, że jesteś organizatorem konferencji?
Do kogo mówimy? Oto jest pytanie!
Wszechświat organizatorów konferencji jest tak zróżnicowany, jak mieszkańcy Nowego Jorku. Bardziej, niż kiedykolwiek przedtem, na stare jak świat pytanie 'do kogo mówimy', odpowiadamy 'do każdego'. Od personelu administracyjnego, przez stanowiskowych organizatorów konferencji do dyrektorów naczelnych – jedno przesłanie musi trafić do wszystkich – i mamy na to wszystko tylko jedną chwilę, kiedy musimy zająć ich uwagę lokalizacją, świadczeniami, ceną i pozycją obsługi.
10. Sięgaj wstecz, planuj z wyprzedzeniem
Można to nazwać fenomenem nostalgii wywołanej zmianą stuleci, ale coraz więcej grup poszukuje istotnych fragmentów ze swojej przeszłości, kiedy przymierzają się do zaplanowania przyszłości.
Czy to poprzez zarezerwowanie konferencji w historycznym obiekcie, jak w prowadzonym przez Benchmark French Lick Resort Casino, czy poprzez odkrywanie historycznych aspektów, wybranych przez siebie lokalizacji, takich jak Alamo, kiedy spotykacie się w San Antonio, zwracanie się ku przeszłości szybko staje się preferowanym sposobem oczyszczenia umysłu przed konferencją poświęconą planowaniu rozwoju firmy.
Czy słyszał ktoś o nadchodzącym trendzie „Konferencji ekologicznych”?
W całym kraju świadomość ekologiczna staje się coraz bardziej widoczna. W sferze konferencyjnej wydaje się jednak, że nikt nie dostrzega i nie wykazuje tym większego zainteresowania.
Mimo wszystko, to zjawisko nadejdzie w miarę jak klienci (zarówno korporacyjni, jak i indywidualni) zostaną ogarnięci ślepą siłą zainteresowania ekologicznym hotelarstwem.
Prawdopodobnie w następnym roku.
Źródło: Benchmark Hospitality International
| 
