Moje zobowiązanie do utrzymywania osobistej komunikacji ze wszystkimi swoimi współpracownikami i partnerami biznesowymi, wymusza wykorzystywanie mojego czasu w sposób możliwie najbardziej efektywny. Oto, jak zdołałem znaleźć czas dla każdego, a jednocześnie utrzymać się na topie.
Poranki
Zjawiam się w biurze około godz. 6.30 albo o 7.00, zanim przyjdzie większość moich współpracowników. Pierwszą rzeczą, którą robię jest przygotowanie się do bieżących zebrań, co zajmuje mi około pół godziny. Przeglądam ich tematykę tak, bym mógł zadawać ważne pytania osobom, które wiedzą ode mnie więcej w określonych zagadnieniach. Następnie przez 15 minut zastanawiam się nad tym, co bezwzględnie muszę dzisiaj załatwić. Zazwyczaj jest to coś związanego, z obecnie najbardziej istotną sprawą dla przedsiębiorstwa. Kolejne pół godziny poświęcam na zbadanie tej sprawy. Około 7.45 lub 8.00 spotykam się ze swoimi zastępcami, aby dokonać przeglądu naszych harmonogramów na bieżący dzień.
Zebrania
Nigdy nie przedłużam spotkań powyżej 15 minut, od zaplanowanego czasu ich trwania. To pozwala pracownikom na szybsze skoncentrowanie się na realizacji zadań. Wierzę swoim ludziom. Nie potrzebuję wyjaśniać im każdego najdrobniejszego szczegółu dotyczącego sposobu wykonywania pracy. Chciałbym tylko mieć pełną jasność w zakresie dwóch rzeczy, w każdej zgłaszanej mi przez nich sprawie. Numer 1: jaka jest kwestia, jaka jest szansa lub jaki jest problem? Numer 2: jakie jest proponowane rozwiązanie problemu lub podejście do sprawy? Powinienem uważnie wysłuchać propozycji ostatecznego rozwiązania danej kwestii i starać się nie frustrować, jeżeli nie rozumiem pewnych aspektów przedstawianego zagadnienia.
Lunch
Przerwy na lunch są dla mnie również bardzo ważne. Przynajmniej raz lub dwa razy w tygodniu zabieram ze sobą na lunch współpracownika z biura korporacji. Czasami czynię tak ze względu na jakiś palący problem, który pozostaje w gestii tej osoby. Częściej jednak, chcę tylko wymienić poglądy dotyczące ogólnych kwestii związanych z firmą, trzymając się z dala od konkretnych problemów, w bardziej relaksacyjnym otoczeniu. Łatwiej jest uzyskać bardziej obiektywny obraz tego, co się dzieje w firmie, kiedy postarasz się popatrzyć na nią z zewnątrz.
Kiedykolwiek odwiedzam jakiś oddział, zabieram ze sobą inną grupę pracowników na lunch, bez kadry kierowniczej. Pomaga mi to w budowie dobrych stosunków z personelem i podtrzymywanie dróg komunikacyjnych. Zawsze sam płacę za lunch, nawet jeżeli zapewniany on jest przez obiekt. Jadanie lunchu z pracownikami jest najszybszym sposobem na odkrywanie problemów i uzyskanie najbardziej rzetelnego obrazu tego, co dzieje się z naszymi klientami. Nasze najlepsze pomysły czerpiemy także z rozmów z pracownikami pierwszej linii, bez względu na ich poziom edukacyjny. Oni mają, większy niż ktokolwiek inny, bezpośredni kontakt z klientami, tak więc ich wkład we wdrażanie nowych pomysłów jest nie do przecenienia.
Poprzez takie spotkania odkrywam również wszelkie przypadki „Buffalo-izmu”. Wymyśliliśmy to pojęcie w 1984 r., kiedy jeden z naszych administratorów w Nowej Anglii przekonywał swój personel, że Buffalo (tu jako siedziba centrali korporacji) jest odpowiedzialne za wszystkie problemy pojawiające się w jego obiekcie. Przypadki Buffalo-izmu są rzadkie, ale powodują utratę motywacji i kreują złe postawy wobec przedsiębiorstwa. Te niekorzystne i niepożądane działania byłyby zakonspirowane, gdybym nie spotykał się na gruncie prywatnym, z pracownikami wszystkich oddziałów biznesowych firmy.
Nie zapominam również, o pracownikach zatrudnionych na nocnej zmianie. Pojawiam się wtedy bardzo wcześnie rano, na zakończenie ich roboczej zmiany i zabieram ich na wspólne śniadanie.
Rozmowy telefoniczne
Większość osób, które do mnie zadzwonią, mogą oczekiwać, że do nich osobiście oddzwonię w ciągu 24 godzin. 10% może się spodziewać telefonu od innej osoby z zarządu, także w ciągu 24 godzin. Z wyjątkiem maklerów giełdowych: mój zastępca informuje mnie, że nie mogą liczyć na oddzwonienie, ponieważ mamy już wystarczająco dużo maklerów.
Staram się nie polegać w tak wysokim stopniu na poczcie elektronicznej i zachęcam moich pracowników, aby robili tak samo. Email jest skuteczny, ponieważ ludzie mogą reagować, kiedy uznają to za stosowne. Nie zawsze jednak prowadzi to do zrozumienia problemu. Jeżeli nie można uzyskać stosownego zrozumienia po trzecim emailu, to musisz podnieść słuchawkę telefonu, albo udać się na spotkanie osobiście.
Rozmawiam przez telefon stojąc, kiedy jestem zaabsorbowany dyskutowanym tematem. Niezależnie od tego, czy rozmawiam przez telefon, czy mówię na zebraniu, muszę wstać i chodzić, kiedy rozmawiam o takich sprawach jak: sprzedaż, marketing, obsługa klienta, promocja firmy czy służenie pracownikom firmy. Jestem bardzo zaangażowany i ożywiony, ponieważ potrzebuję ujścia dla swojej energii i dlatego, że inni mają ze mnie zabawę.
Po kolacji
Codziennie, wieczorem po kolacji spędzam około godziny, odpowiadając na każdy email, którym nie mogłem zająć się w ciągu dnia. Rezerwuję sobie czas na udzielenie odpowiedzi wszystkim, którzy do mnie napisali.
Mark Hamister
|
