Jak nie organizować konferencji? 4 najczęściej popełniane błędy

Niestety, czasem obie strony o tym zapominają i organizacja kongresu przemienia się w koszmar. Przyczyną takiego stanu rzeczy są zazwyczaj następujące błędy:

BŁĄD 1. PRZEKONANIE, ŻE LUDZIE PRACUJĄ TYLKO DLA NAS
Organizatorzy konferencji skupiają się w jednej chwili na jednym evencie. Pracują bardzo intensywnie przez pewien czas, a po wydarzeniu mają chwilę, kiedy mogą sobie pozwolić na nieco niższe obroty. W hotelu, zwłaszcza dużym, sprawa wygląda inaczej - każdego dnia w obiekcie odbywa się kilka imprez. Staramy się spełniać nawet najbardziej wymagające oczekiwania ze strony naszych gości i organizatorów, niemniej naturalnym jest, że nikt nie jest w stanie pracować w trybie 24/7 i nie zawsze możemy od ręki przystąpić do załatwiania pewnych spraw. Dlatego prosimy o wyrozumiałość. Nie zostawiajmy ważnych ustaleń na ostatnią chwilę.

BŁĄD 2. PRZEKONANIE, ŻE OBIEKT PRACUJE TYLKO DLA NAS
Drugi błąd jest ściśle powiązany z pierwszym. Organizatorzy eventów nie myślą czasem o tym, że w hotelu każdego dnia odbywa się kilka wydarzeń (np. kongres, dwie konferencje, kolacja i bankiet). Aby zapewnić wszystkim odpowiednie warunki, musimy część informacji uzyskać wcześniej. Potrzebujemy m.in.:
•    Szczegółów nt. dokładnej liczby gości i ich preferencji dotyczących pokoi. Przekazanie informacji dwa dni przed eventem może okazać się niewystarczające, by zapewnić wszystkim odpowiednie warunki. Kiedy więc musimy znać szczegóły? W przypadku dużych grup bezpieczne jest tygodniowe wyprzedzenie.
•    Wyboru menu. Zmiany w ostatniej chwili bardzo utrudniają pracę, ponieważ hotel musi zamówić produkty odpowiednie do przygotowania wybranych przez Klienta potraw z wyprzedzeniem.
•    Informacji na temat agendy eventu. Jednostronne zmiany mogą tu przynieść opłakane rezultaty. Restauracja Garden w DoubleTree Warsaw ma 500 miejsc. Jeśli mamy jednego dnia dwie konferencje, w których udział bierze jednocześnie więcej niż 700 osób, dogrywamy plany z organizatorami tak, aby wszystkim zagwarantować komfort podczas lunchu w restauracji lub by móc w odpowiednim momencie zaaranżować dodatkową przestrzeń na posiłek. Gdy organizator postanawia nagle zmienić agendę, pojawiają się niedogodności – goście muszą czekać w kolejkach, a przy stolikach panuje tłok.
•    Informacji na temat wykorzystania przestrzeni wspólnej. Choć wydaje się, że ustawienie banneru czy stoiska wystawowego to dla hotelu żaden problem, może się to okazać niemożliwe, gdy na ten sam pomysł w jednym czasie wpadnie więcej osób. Dlatego lepiej ustalić to z przedstawicielem obiektu wcześniej. Oszczędzimy sobie w ten sposób niepotrzebnych nerwów. W dużych obiektach możemy zostać poproszeni o akceptację regulaminu montaży i demontaży, w których znajdziemy szczegóły dotyczące sposobów wykorzystania zarówno powierzchni konferencyjnej, jak i publicznej.
•    Szczegółów technicznych. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku dużych montaży. Jeśli np. istnieje potrzeba podłączenia prądowego o odpowiedniej specyfikacji, lepiej poinformować o tym wcześniej i dać naszemu działowi technicznemu szansę na przygotowanie wszystkiego z wyprzedzeniem.

BŁĄD 3. PRZEKONANIE, ŻE DLA ORGANIZATORA TERMINY HOTELU SĄ OCZYWISTE
Nie jest oczywiście tak, że błędy popełniają tylko organizatorzy konferencji. Wielu problemów  można uniknąć, w jasny sposób komunikując Klientom, do kiedy i dlaczego muszą uzyskać daną informację.

Profesjonalnie przygotowana checklista jest niezbędnym narzędziem pracy w naszej branży, a telefon z życzliwym przypomnieniem o upływającym terminie dostarczenia kluczowej informacji może mieć niebagatelny wpływ na ostateczny przebieg eventu, a co za tym idzie jego ocenę przez uczestników oraz samego organizatora. Poza tym, takie podejście eliminuje niepotrzebną nerwowość, która wkrada się, gdy nie pilnujemy terminów.

BŁĄD 4. BRAK KONTAKTU ZAPASOWEGO
Nie ulega wątpliwości, że dobrze jest, gdy Klient ma w personelu obiektu swojego opiekuna, który czuwa, by jego event przebiegł zgodnie z planem. Upraszcza to komunikację, nie ma niepotrzebnego rozproszenia odpowiedzialności, a obu stronom łatwiej znaleźć wspólny język. Co jednak wtedy, gdy między organizatorem, a jego opiekunem nie ma „chemii”? Albo, co gorsza, gdy opiekun nagle się rozchoruje i nie może zapewnić Klientowi wsparcia?

W takich sytuacjach niezbędna jest druga osoba kontaktowa, wdrożona w projekt i mająca kontakt z Klientem. W naszym hotelu, na ostatniej prostej, spokój ducha zapewnia Klientowi osoba koordynująca z ramienia działów operacyjnych, a na wcześniejszych etapach – przedstawiciel działu sprzedaży, który przekazuje komplet ustalonych informacji działowi operacyjnemu.

CZY UNIKANIE TYCH BŁĘDÓW WYSTARCZY
Nie wystarczy unikać pomyłek, należy być solidnym od początku do końca i zawsze działać na 120%. Branża eventowa opiera się na koordynacji wielu spraw jednocześnie, dlatego tylko dbając o poprawną komunikację i planując z wyprzedzeniem możemy zapobiec większości niechcianych niespodzianek.


Katarzyna Romanowska



Katarzyna Romanowska – Związana z branżą hotelarską od 15 lat, otwierała trzy 4* sieciowe hotele w Polsce jako członek zespołu managerskiego, z doświadczeniem w sieciach InterContinental Hotels Group, Accor, IBB Hotels i Hilton Worldwide; obecnie na stanowisku Director Conference & Events w DoubleTree by Hilton Warsaw zarządza dwunastoosobowym zespołem managerów i koordynatorów.