Jak przygotować personel sprzedaży do przemierzania miasta w poszukiwaniu klientów

Twarda rzeczywistość obecnych czasów powoduje, że telefon już nie dzwoni na biurku, w związku z czym pracownicy sprzedaży muszą osobiście pofatygować się i „ruszyć w miasto” w poszukiwaniu klientów. Dla wielu pracowników zatrudnionych w hotelowych działach sprzedaży taka sytuacja zdarza się po raz pierwszy, nawet jeżeli pracują już w tym biznesie ponad pięć lat.

W przeszłości telefony zawsze dzwoniły i telefony na zewnątrz nie były konieczne. Obecnie dyrektor oczekuje na cotygodniowe raporty w zakresie wydajności sprzedaży i raporty z rozmów sprzedażowych, tak więc wyjścia poza obiekt aby spotykać się z klientami stały się obowiązkowe!

Zanim wyślesz swoich ludzi na ulice, przygotuj ich do tego!!! Wygospodaruj odpowiednią ilość czasu na edukację w zakresie sposobu postępowania przy zewnętrznych rozmowach sprzedażowych i upewnij się, że przećwiczysz z nimi wszystkie elementy procedury; mogą mieć niewielkie doświadczenie, ale nie w zakresie zewnętrznych rozmów. A poza tym, w obecnej gospodarce, nie można sobie pozwolić na popełnianie błędów. Rozpocznij od początku i przebrnij przez wszystkie zagadnienia związane z tym problemem.

Umów się na spotkanie – przy tym całym nacisku wywieranym na pracownikach sprzedaży na prowadzenie zewnętrznych rozmów sprzedażowych, zawsze kuszącą jest możliwość ich zrealizowania 'tak przy okazji', wtedy kiedy jesteśmy gdzieś w pobliżu i wpadniemy na chwilę do potencjalnego klienta. To może być skuteczna metoda wtedy, gdy mamy z nim silne związki, ale dla potencjalnych klientów może to być postrzegane jak inwazja i brak profesjonalizmu. Zadzwoń wcześniej i umów się na konkretny termin.

Ubierz się profesjonalnie -  Jeżeli pracownik sprzedaży zawsze ubiera się profesjonalnie, to jest to dobra okazja aby potwierdzić ten dobry gust. Jak coś w rodzaju „Wiesz, Charlie, zawsze nosisz profesjonalne garnitury, a twoje krawaty są względnie konserwatywne. Kiedy będziesz przeprowadzał rozmowy sprzedażowe ważne jest, abyś również tak dobrze wyglądał i zachowywał ten profesjonalizm”. Być może zatrudniasz jakiegoś pracownika sprzedaży, który ma tendencję do ubierania się trochę zbyt swobodnego lub na granicy profesjonalizmu. To nie będzie łatwa rozmowa. Zamiast zapytania „Jak zamierzasz się ubrać na rozmowę z klientem”, które może nastawić pracownika w pozycji defensywnej, zaoferuj następującą rekomendację: „Sue, ponieważ będziesz reprezentowała hotel na zewnątrz, byłoby dobrze, żebyś założyła swój najlepszy strój na taką okazję. Myślę, że ten twój granatowy kostium byłby idealny na to spotkanie.”

Dla tych pracowników sprzedaży, którzy potrzebują niewielkiego szkolenia w zakresie ubierania się, przekazuję poniżej parę wskazówek:

- Kostium (marynarka z dopasowanymi do niej spodniami lub spódnicą) w ciemnym kolorze, jest konserwatywny,
- Upewnij się, że koszula lub bluzka noszona pod spodem jest w dobrym stanie (kołnierzyki nie są wystrzępione i nie są prześwitujące),
- Chusty, przepaski lub krawaty, które mają proste wzory i stonowane barwy, są konserwatywne,
- Upewnij się, że masz wyczyszczone i błyszczące buty i że są one w nienagannym stanie!
- U kobiet - ten sam kolor rajstop i butów w kolorach neutralnych jest konserwatywny,
- Stosuj „zasadę 8” dla biżuterii i dodatków ubraniowych (nie więcej niż 8 sztuk – biżuterii, dekoracyjnych guzików, szpilek, chust, przepasek, spinek itp.)
- Włosy nie mogą być nadmiernie ścięte bądź przebarwione. Muszą być odsłonięte z oczu, a w przypadku mężczyzn podcięte powyżej kołnierzyka, co jest uważane za prawidłową ich długość,
- Makijaż nie powinien wyglądać jak barwy wojenne, a perfumy lub wody kolońskie nie powinny być stosowane przy pomocy węża strażackiego.

Przeprowadzanie rozmów z pracownikami na te tematy jest niezręczne i powinny być prowadzone z należytą starannością. Tak, jak we wszystkich sprawach, które mogą być potraktowane jak mieszanie się w sprawy osobiste lub uważane za kontrowersyjne, zaangażuj w to pracowników kadrowych.

Przeprowadź symulację rozmowy z klientem – Czasami rzeczą niezbędną jest przejście przez ewentualne problemy, które mogą się wydarzyć przy rozmowie z klientem. W idealnym świecie młodsi pracownicy sprzedaży powinni przeprowadzać takie rozmowy z pracownikami o większym doświadczeniu. Oczywiście nie zawsze tak się zdarza, więc gry symulacyjne są najlepszą rzeczą, jaką można w tym wypadku zastosować. Przećwicz sposoby rozpoczynania rozmowy, główną część rozmowy i skorzystaj z okazji do przećwiczenia kilku trudnych scenariuszy, które mogą wyniknąć w trakcie rozmowy.

Weź ze sobą odpowiednie wyposażenie – Tak jak każdy chłopiec czy dziewczynka, którzy są skautami i wykonują zadania sprawnościowe, do których się przygotowują, tak każdy pracownik sprzedaży musi być przygotowany do swojej pracy. W oparciu o ułożony porządek  mającej się odbyć rozmowy, upewnij się, że zabrałeś ze sobą wszelkie niezbędne materiały. Minimalne wyposażenie składa się: z pióra, coś na czym można pisać, parę wizytówek, trochę hotelowych folderów (nigdy nie wiadomo czy klient, z którym się kontaktujesz, nie zechce cię przedstawić dodatkowym potencjalnym klientom spośród swojego przedsiębiorstwa). Kilka innych drobiazgów, o których warto pamiętać, to parę papierowych chusteczek, na wszelki wypadek i być może trochę pieniędzy na wodę sodową lub filiżankę kawy w pracowniczej kafeterii.

Bądź punktualny – Upewnij się, aby wygospodarować odpowiednią ilość czasu na ewentualne przestoje w ulicznych korkach lub konieczność zaparkowania samochodu w większej odległości od miejsca spotkania. Spóźnienie się na umówione spotkanie wskazuje na brak przygotowania i rozpoczyna spotkanie w nieodpowiedniej atmosferze. A poza tym kilka dodatkowych minut spędzonych w lobby lub w poczekalni u klienta może dostarczyć paru ciekawych informacji o jego firmie.

Przygotuj sobie porządek rozmowy – Kiedy dochodzi już do rozmowy, pracownik sprzedaży powinien mieć przygotowane pozycje, które należy przedyskutować z potencjalnym klientem. Sprawdź przed ich wyjściem na rozmowę z klientem, czy mają przygotowany porządek rozmowy. Wielu pracowników sprzedaży wychodzi na rozmowy tylko po to aby „wpaść z wizytą” do klienta i chociaż budowanie związków z klientem jest ważne, mając ze sobą porządek rozmowy, wskazuje na nasz profesjonalizm, jak również na szacunek dla czasu klienta.

Trzymaj się planu – W trakcie umawiania spotkania klient może się zgodzić np. na 30 minutową rozmowę, a może tylko na 15 minutową. Na cokolwiek zgodził się klient, powinno to być podstawą odpowiedniego zaplanowania całej rozmowy. Jeżeli w trakcie rozmowy okaże się, że czas przeznaczony na nią dobiegł końca w trakcie omawiania jakiegoś zagadnienia, przeszkol swojego pracownika, aby grzecznie zwrócił się do klienta, np. w ten sposób: „Panie Kliencie, wiem że umówiliśmy się na 30 minut i doceniam to, że zechciał Pan mi poświęcić tyle czasu. Mam więcej czasu, ale szanuję pański rozkład zajęć. Czy możemy kontynuować naszą rozmowę, czy wolałby Pan, abym wrócił w innym terminie abyśmy dokończyli omawiane sprawy?”. Sytuacja taka pokazuje, że pracownik sprzedaży, dotrzymuje warunków umowy w zakresie ilości czasu przeznaczonego na spotkanie, na którą zgodził się klient.

Zakończ rozmowę podjęciem zobowiązania – Tak, jak pracownicy sprzedaży powinni przystępować do rozmowy z założonym celem, tak również powinni ją kończyć - powinni uzyskać od klienta pewien rodzaj zobowiązania. Może to być przesłanie propozycji lub sprawdzenie dostępności i wejście w ściślejszy kontakt z klientem. Cokolwiek by to nie było, pracownicy sprzedaży są odpowiedzialni za kontynuację związków z klientem. Jeżeli będą sobie z tego zdawali sprawę przed pójściem na rozmowę, tym pewniejsze będzie to, że wrócą z takim zobowiązaniem.

Podziękuj klientowi – To może zabrzmieć jak podstawa dobrego zachowania i faktycznie tym jest. Jakkolwiek, nie wszystkie rozmowy sprzedażowe kończą się szansą dokonania biznesu i w związku z tym pracownicy sprzedaży mogą być zniechęceni, kiedy potencjalny klient oświadcza, że nie widzi możliwości współpracy z hotelem. Mimo tego, bardzo ważne jest, aby zakończyć rozmowę podziękowaniem za poświęcony nam czas.

Wykonaj czynności następujące po rozmowie – Jakiekolwiek nie byłyby zobowiązania kończące rozmowę, upewnij się, że jakieś będą. Łatwo jest nadgonić mierne wyniki rozmowy poprzez inne spotkania, szczególnie wtedy, w których spodziewamy się uzyskać więcej szans biznesowych. W przypadku, gdy nie podjęto żadnych innych szczegółowych zobowiązań, pisemne podziękowanie i jakiekolwiek inne pisemne informacje powinny być wysłane do klienta w przeciągu tygodnia od przeprowadzonej rozmowy. Oczywiście, jeżeli stawką jest jakaś szczególna szansa biznesowa, to tydzień może być zbyt odległym terminem, ale w przypadku typowych rozmów, następująca po rozmowie korespondencja powinna być wysłana w przeciągu tygodnia.

Powyższe wskazówki wydają się być oczywistością dla kogoś, kto przeprowadza rozmowy handlowe od lat. Jednakże wielu pracowników sprzedaży nie musiało dotychczas przeprowadzać zewnętrznych rozmów biznesowych i wyjście poza hotel jest dla nich nowym doświadczeniem. Daj sobie trochę czasu na opanowanie podstaw i dzielenie się poprzednimi doświadczeniami. Nie zapominaj o drobiazgach, jak sprawdzenie czy nie masz szpinaku między zębami przed wejściem na spotkanie lub czy na twoim krawacie nie pozostały resztki lunchu, szminki na zębach lub papieru toaletowego na butach. Jak niemądrze by to nie zabrzmiało, nie zapomnij przed wyjściem na rozmowę odwiedzić toaletę – nigdy nie wiadomo, jak długo spotkanie będzie trwało.